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事務職になるには?事務の仕事内容、事務の面接・試験に受かるコツなど






事務職の求人は未経験の方でも応募できるものが多くあります。
だからと言って、誰でも事務職員として働けるわけではありません。

一口に事務と言っても、その仕事内容は様々。
まずはご自身が事務の中でもどのような仕事をしたいか明確にする必要があるのです。

今回は数ある事務職の仕事内容から、事務で正社員採用されるためのコツを紹介していきます。
筆者も事務職へ転職したことがあるので、参考になる内容がたくさんあると思いますよ。

特にこれから事務職へ転職を考えている人に読んで頂きたい記事となっています。

【目次】事務職になるには?事務の仕事内容、事務の面接・試験に受かるコツなど

 

事務職の仕事内容

①一般事務

②営業事務

③人事事務

④会計事務

⑤医療事務

事務職に向いている人とは?

パソコンに抵抗がない

目立ちたがり屋ではない

褒められなくても平気

臨機応変に対応できる

事務職の履歴書・職務経歴書対策

見栄えが良い履歴書・職務経歴書を作成する

志望動機は簡潔に記入

事務で生かせる資格を取得する

事務職の面接対策

服装や頭髪の乱れを整える

受け答えをする際は冷静に

女性を非難する言葉を口にしない

事務職へ転職する際に使いたいサイトの紹介

1.リクナビNEXT

2.DODA

3.とらばーゆ

4.はたらいく

5.MIIDAS(ミーダス)

転職対策をしたけど、事務への転職ができない人へ

バイトや派遣から始める

コネをフル活用する

事務への転職:まとめ

事務は地味な仕事に見えるが極めていくと面白い

事務職の求人はあるが志願者も多い

その他の転職・キャリア関連記事

 

事務職の仕事内容

 

 

早速ですが、事務職の仕事内容を見ていきます。

今回は大きく5種類の事務業務をご紹介します。

同じ事務でも種類によって業務内容は異なりますので、どういった仕事に興味があるかの参考にしてみてください。

 

①一般事務

 

一般事務とは、事務職の中でもスタンダードな職種です。

部署内全員のお世話をするケースもあれば、一部の部署だけお世話をする場合もあります。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 電話の取次ぎ
  • 事務用品の管理、発注
  • 資料の作成、印刷
  • 応対
  • ファイリング

 

ただ、上記の内容はあくまでメインの業務なので、その他にも細かい雑務が発生します。

会社によっては、おつかいを頼まれ外出をするケースもあります。

まさに「何でも屋さん」だと思っておいた方がいいでしょう。

なお、これからご紹介する事務については、一般事務の業務が含まれていると思って読み進めてください。

 

②営業事務

 

営業事務は、営業担当をサポートする業務です。

営業担当がどのような情報を欲しがっているのかを先読みした上で支えてあげることが大切になります。

発生することの多い業務は下記の通りです。

 

  • 顧客データの情報管理
  • 競合他社の調査
  • 営業担当の代わりに来客対応
  • 在庫や納品管理
  • 顧客への請求書作成

 

営業事務になると、上記の業務がメインとなります。

取引先と接する機会も増えるため、身だしなみやコミュニケーション能力は最低限求められます。

さらに、営業担当の代わりに接客することもあるので、顧客へ正確な情報を伝えられるように会社や商品の知識なども付けておく必要性も出てくるでしょう。

 

③人事事務

 

人事事務とは、主に従業員や新卒・中途採用担当のサポートをする仕事です。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 求人の募集、選考
  • 研修、セミナーの運営
  • 健康診断など福利厚生の案内
  • 雇用保険などの手続き
  • ボーナスや給与の計算

 

人事事務になると、外部というよりかは社内の人間とやりとりすることが多くなります。

好きな人だけというよりかは全社に対してフラットに接することが大事です。

もし人とコミュニケーションを取るのが苦手という人にとっては難しい仕事かもしれません。

 

④会計事務

 

会計事務とは、お金に関わる業務を行うところです。

主な仕事内容は下記の通りです。

 

  • 取引の仕訳記帳(英語で勘定科目が記載してある場合もあり)
  • 債権・債務の管理
  • 取引先への支払業務
  • 決算書類の作成
  • 財務分析

 

会社によって会計や経理業務の範囲は大きく異なります。

例えば、大きな会社になると日頃の記帳は経理課で行いますが、数字の分析については財務課で行うケースもあります。

ただ、お金に関することなので、事務の中では一番ミスには厳しく慎重に行わなければなりません。

場合によっては簿記の資格や専門知識が求められることもあります。

 

※合わせて読みたい簿記に関する記事一覧

 

・  簿記とは?会計処理を交えながら初心者にもわかりやすく簿記を解説!

・  丸わかり日商簿記!日商簿記検定試験の申し込み方法から試験日、過去の合格率まで解説

・  日商簿記3級の試験日や合格率、難易度、問題パターン

・  日商簿記2級の難易度や試験日、問題の解き方や勉強方法を紹介!

・  日商簿記1級の試験日、難易度などを解説。就職活動中、公認会計士を目指す人は必見です!

 

⑤医療事務

 

医療事務は、資格を取らなければ採用してもらえない可能性が高いです。

専門学校や通信講座を受講することで、医療事務関連の資格取得が目指せます。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 病院やクリニックでの受付
  • 診療報酬明細書をつくる
  • 患者への応対

 

病気をしている人を相手にするため、日常的に患者へ気を遣う必要があります。

また、待ち時間が長いというようなクレームを付けてくる患者もいるため、臨機応変に対応する力も必要です。

 

 

事務職に向いている人とは?

 

 

事務職に転職したいと言っても、向き不向きもあります。

そこで、事務職に向いている人がどういう人か紹介します。

 

パソコンに抵抗がない

 

事務職として働くには、パソコンスキルがないと難しいです。

特にエクセルやワード、パワーポイントを使って資料を作る仕事は、どの会社にいっても出てくることがあるかもしれません。

ショートカットキーや関数などを使いこなして効率的に作業しないと仕事が溜まる一方なので、パソコンの勉強はしておいた方がいいです。

ワードやエクセルの技量を身に付ける1つの通過点として、MOS(マイクロソフトスペシャリスト)という資格を取得することはおすすめです。

企業の採用担当者から見ても最低限使いこなせることがわかるので、事務への転職を有利に進めやすくなるでしょう。

その他、転職に役立つ資格についてまとめた記事もありますので、是非とも参考にしてみてください。

 

※合わせて読みたい:  人気がある資格とは?就職、転職、趣味に役立つ資格を一覧で紹介!

 

目立ちたがり屋ではない

 

事務職は、誰かの業務をサポートすることが多い職種です。

そのため、会社の中でも決して目立つ職種ではありません。

自分の活躍を誰かに伝えたいと思っても、そのような機会があまりありません。

人の視線が集まらない状態でも、黙々と作業できる人が事務に向いていると言っても良いでしょう。

 

褒められなくても平気

 

例えば、営業職の場合は売上目標のような数字が設定されています。

そのため、目標達成が目に見えてわかりやすいので、達成した後は社内で祝ってもらえると思います。

しかし、事務職だとルーチンワークも多く、「出来て当たり前」という目線で見られてしまうこともあります。

褒められなくても、一定の質で仕事をし続けられる人は事務に向いているでしょう。

 

臨機応変に対応できる

 

事務職だと「急遽この資料を○時までに作って」、「お客様が来るから会議の準備をして」など、時にはイレギュラーな仕事を指示されることもあります。

したがって、仕事の優先順位を付けて適切に対応をすることが求められます。

仕事をする時に1つのことしか見えなくなる人は、事務として働くのは難しいかもしれません。

 

 

事務職の履歴書・職務経歴書対策

 

 

事務職への転職を決意した人が最初にやるべきこと。

それが「履歴書・職務経歴書」対策です。

 

求人先へ応募する場合は書類審査に通った後、面接試験を実施する企業がほとんどです。

いくらあなたのキャラクターを面接でアピールしたいと思っても、書類審査で落ちてしまえばそのチャンスすら訪れません。

 

見栄えが良い履歴書・職務経歴書を作成する

 

事務職は資料を作成することが多いです。

履歴書や職務経歴書の記入も資料作成と同じようなものだと思ってもらえれば大丈夫です。

 

見栄えが良い書類を提出しないと、事務で活躍できないと思われ落とされる可能性は上がってしまいます。

職務経歴書に至っては、ある程度自由に作成することができるので、履歴書と比較して個性が出やすいです。

 

例えば、文章を意味のまとまりごとに寄せる。

あるいは、記載箇所によって字の大きさを変えたりするなど、相手が文章を読みやすくなるように工夫をしましょう。

 

※合わせて読みたい

 

・  履歴書の書き方完全ガイド!学歴・志望動機・特技・資格・免許・趣味など例文や見本を交えて解説

・  職務経歴書を作成するコツとは?転職活動を制するための秘訣を紹介!

 

志望動機は簡潔に記入

 

志望動機を書く際、ダラダラと書いてしまうのはマイナスポイントです。

想いをたくさん詰め込むあまり、志望動機の文章が長くなる人も中にはいらっしゃいますが、結局どこをアピールしたいのかが相手に伝わらないこともあります。

何を相手に知ってほしいのか・伝えたいのかを1つ明確にしておくと、記入する際にわかりやすい志望動機になってくると思います。

 

※合わせて読みたい:  就活中で志望動機が書けない人必見!就活生・転職者向けに、志望動機の書き方と記載例文を解説!  

 

事務で生かせる資格を取得する

 

事務職の志望倍率は高い企業も多いです。

そのため、事務で活かせる特技をたくさん書き、ライバルと差を付けるのも1つの手です。

 

例えば、経理事務に応募する場合は「日商簿記2級」など取得する。

また、事務全般ではパソコンを使うので「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」の資格を取得するなど、自分が事務に向いていることをアピールしましょう。

ただし、会社によって求められるスキルは異なるので、それに合わせた資格の取得をするようにしてください。

 

 

事務職の面接対策

 

 

履歴書、職務経歴書の対策が済んだら、いよいよ面接対策です。

受かるようにできる限りの対策をしておきましょう。

 

服装や頭髪の乱れを整える

 

服装や頭髪の乱れがあってはならないと言われると思います。

特に事務の場合は細かい作業もあるので、ちょっとした乱れもチェックされやすいです。

例えば「ワイシャツの袖口のボタンが止まっていない」、「靴に少し汚れが付いている」、男性であれば「ヒゲの剃り残しがある」など、たくさんの面を見られています。

 

ただ、普段から大ざっぱな人は、完璧に乱れをなくすのは難しいと思います。

その場合は普段の生活習慣を見直しましょう。

 

モノを片付けるときは元の場所に戻す、毎日鏡で自分の姿をチェックして清潔感があるかどうか確認する、というように意識付けをしましょう。

そのように生活習慣から改善していくと、面接時に服装や頭髪の乱れはなくなりやすいですよ。

 

受け答えをする際は冷静に

 

事務職で働き出すと、社内のいろいろな人があなたに話しかけてくることがあります。

人によっては好き嫌いがあるかもしれませんが、公平に接する必要があります。

つまり、個性が強かったり、感情を全面的に出してしまう人だったり、短気な人などは落とされやすい傾向にあります。

落ち着いて冷静に受け答えをするよう心がけてください。

 

女性を非難する言葉を口にしない

 

事務員は、男性よりも女性の方が多いというのも珍しくありません。

例えば「自分は男なので~」、「女性よりも男性の方が~」というように、女性を差別するような発言もしないようにしましょう。

普段から口癖で使っている人は特に要注意です。

 

 

事務職へ転職する際に使いたいサイトの紹介

 

 

ここで、事務職の求人を探している人におすすめしたい転職サイトを紹介をさせていただきます。

いくつか登録しておくことで、転職のチャンスも広がるので試してみてください。

 

1.リクナビNEXT

 

事務未経験でも働ける場所を探したいのであれば「 リクナビNEXT 」がおすすめ。

人材業界で最大手のリクルートホールディングスのうち、リクルートキャリアが運営する転職サイトです。

登録者数は230万人を超えるほど認知度があり、ユーザーからの評判も良く、20代・30代・40代・50代と幅広い世代や女性も多く活用している転職サイトとなっています。

 

強みは何と言っても業界大手だからこそ成し得る求人の多さです。

企業の新着・更新求人情報は毎週1,000件以上にもおよびます。

 

リクナビNEXTでは、自身で希望条件に見合った企業を探すだけではなく、逆に企業からスカウトが来る可能性もあります。

掲載企業の多さだけではなくスカウトの数も驚異的で、月に400万通以上のスカウトメールが配信されています。

 

そんなスカウト機能・メールには「オープンオファー」と「プライベートオファー」の二種類があります。

前者は企業が条件を絞って一斉送信をしているスカウトであり、後者は自分宛に個別で送ってくれているものです。

主体的に数多く掲載されている中で企業を選んで選考を受けつつ、スカウトもされる可能性があるので、事務転職の成功確率をぐっと引き上げながら転職活動を行うことができます。

 

その他には転職に役立つコンテンツも充実しています。

自分の強みを見つけることのできるグッドポイント診断や、転職活動のノウハウが詰め込まれたコラムなど、転職を優位に進めるための情報収集をすることができますよ。

 

※また、キャリアコンサルタントと二人三脚で事務転職を進めて行きたい方は、転職エージェントの「  リクルートエージェント  」がおすすめです。

 

2.DODA

 

「  DODA  」は、リクルートやマイナビと並んで知名度が高く、総合人材企業の大手であるパーソルキャリア(旧:インテリジェンス)が運営する転職サイトです。

元々は大手企業の求人掲載がなされており評判が良かったのですが、今では大手だけではなくベンチャーから中小企業まで幅広くカバーしています。

 

転職サイトの中でも案件数がトップクラスに多く、公開求人と非公開求人を合わせると、その数10万件以上にもおよびます。

これほどまでに多くの求人があれば、事務の転職希望者のお眼鏡に叶った企業も見つけることができると思います。

 

リクナビNEXT 」と同じく、DODA(デューダ)にもスカウト機能があります。

急成長中のベンチャー企業から大手までスカウトされる可能性がありますし、なんと非公開求人からもスカウトされる見込みがあります。

 

それに加えて、何よりDODA(デューダ)の強みといえば転職サイトと転職エージェントの二つの機能を持っているということです。

この2つのサービスをワンブランドで手がけているところは珍しく、状況に応じた使い分けができるので大変便利ですよ。

 

時間がないときは転職サイトとして自主的に企業を受けたり、スカウトメールを待ったりするもよし。

時間があるときはキャリアアドバイザーにキャリア面談をしてもらって、希望条件に見合った企業を紹介してもらうでもよしです。

 

その他には診断系のツールが充実しています。

これまでの職歴・経歴を踏まえた上で算出される年収査定、120の質問に答えて客観的に自分がわかるキャリアタイプ診断、DODA(デューダ)の人気企業ランキング上位300社の中から自分が合格する可能性のある企業を出してくれる合格診断など、バラエティー豊富なコンテンツが用意されています。

 

3.とらばーゆ

 

とらばーゆ 」はリクルートジョブズが運営している転職サイトです。

特徴としては女性向けの転職サイトとして作られているというところ。

 

アパレル、看護師、薬剤師など幅広い職種が掲載されており、オフィスワークや医療などの事務職も充実しています。

事務・営業・サービスや医療・看護・美容の中でも人気の職種をピックアップしてくれています。

このように女性の門戸を多く開いている職種が多いため、女性で転職を希望されている方には使い勝手の良い転職サイトですよ。

 

その他、サイト内の求人検索も「産休・育休取得実績ありのお仕事」や「土日祝休みのお仕事」など、女性に人気の検索条件が用意されていてありがたいです。

転職に成功した女性のインタビュー記事も充実しているため、女性のキャリアのロールモデルも見つかるかもしれません。

女性ならではの転職活動ノウハウやコラム記事も多数揃っており、本気で転職したいという女性の見方になってくれます。

 

※ 合わせて読みたい:  失敗したくない女の転職!女性の転職サイト比較、一覧

 

4.はたらいく

 

はたらいく 」はとらばーゆと運営元は同じで、リクルートジョブズが扱っている転職サイトです。

とらばーゆは女性向けの転職サイトで、はたらいくは地元で働きたいという転職希望者向けの地域の求人が多い転職サイトです。

イメージとしては「 リクナビNEXT 」で転職をしてバリバリ働くというよりかは、給与なども大事だけど一番は楽しく仕事をすることにフォーカスを当てている人のための転職サイトです。

 

はたらいくの求人は8,000以上あり、そのうち90%ほどは、はたらいくにしか掲載されていません。

そのため、大手転職サイトでは出会えない求人と巡り会うことができます。

これは、はたらいくへの掲載料が企業側からするとリーズナブルなため、地域や地元に根付いた企業でも求人広告を出稿しやすいということが背景として考えられます。

 

はたらいくの独特な機能としては「はたらいく!」があげられます。

いわばfacebook、twitter、instagramの「いいね」のようなものです。

はたらいく!を押して企業に対して自分の興味をアピールでき、企業側も同様に関心を抱いてくれればメッセージを送ってくれます。

 

転職者のインタビュー記事も充実していますし、転職ノウハウのコラムも充実しています。

中でも履歴書・職務経歴書はケースごとにサンプルが掲載されていて、OKポイントやNGポイントもまとまっているので、転職準備には大いに役立つと思います。

 

5.MIIDAS(ミーダス)

 

  MIIDAS(ミーダス) 」は、先述した「 DODA 」を運営しているパーソルキャリア(旧:インテリジェンス)が手掛けている転職サイトです。

転職サイトといっても、スカウトがベースとなっている全く新しい転職サイトで、効率的に転職活動をするために考えられたサービスです。

スカウトをされない限り企業には応募ができないので、自己応募ができない点にご注意ください。

 

MIIDAS(ミーダス)は約200万人ものデータベースを保有しており、そのデータベースと自分のスキルや経験を比較し、自身の市場価値や適正年収がどれぐらいなのかを知ることができます。

自分自身をデータにもとづいて客観的に知るというのは、転職活動をする上で非常に大切なステップですよね。

 

さらに7万人の転職実績データが公開されているので、自分と同じようなキャリアを辿ってきた人は、どのような仕事に転職したのかを把握することができます。

転職活動のシミュレーションを事前にできる機能はありがたいです。

 

そして、注目するべきポイントは自分を必要としている企業が可視化されているところです。

自身が保有しているスキルセットと企業が欲しているスキルセットを照らし合わせ、自分の能力や経験がどのような企業から求められているのかがわかります。

 

効率性を重視した美しいサービスで、履歴書・職務経歴書の作成や転職エージェントにあるようなキャリアアドバイザーとのキャリア面談も不要です。

なぜなら、スカウトを受け取ったあとは書類選考はなく、いきなり面接が確約されているからです。

必要なのはMIIDAS(ミーダス)から提示される質問に答えていくだけなので簡単ですよね。

 

未経験ではなく、ある程度事務職の経験を積んだ方で、スマートに転職活動を行いたいのであれば必須の転職サイトです。

MIIDAS(ミーダス)はスカウトがメインの自己応募ができないサービスですので、その他の転職サイトや転職エージェントと併用すると便利です。

 

※その他にもどのような転職サイトや転職エージェントがあるのか知りたい方は、下記のまとめ記事をご覧ください。

 

・  人気転職サイトまとめ!おすすめ転職サイトやエージェントの比較、一覧、活用方法

・  転職エージェントの活用方法とおすすめの人気転職エージェント比較

 

 

転職対策をしたけど、事務への転職ができない人へ

 

 

事務職に転職する方法をたくさん紹介しましたが、実践しても結果が出ない方もいらっしゃいます。

そんな時は、下記の2点を実行してみてください。

 

バイトや派遣から始める

 

事務にも、バイトや派遣で応募をしている企業もあります。

未経験であれば、正社員からではなくても始めてみてはいかがでしょうか。

業務経験を積んで職能を高めていけば、将来の選択肢も広がります。

 

バイトや派遣のメリットは、正社員募集時と比べハードルが下がること。

バイトや派遣から正社員へ登用される場合もあるということです。

ただ、正社員登用されるには社内で活躍していないと難しいです。

 

コネをフル活用する

 

コネが使えるのであれば、フル活用しましょう。

例えば、人事部で勤務している家族や友人に聞いてみる。

あるいは、会社の経営者がいれば、その人にお願いをするといった具合です。

 

 

事務への転職:まとめ

 

 

事務は地味な仕事に見えるが極めていくと面白い

 

事務作業の効率化を考えながら仕事をすると、充実した勤務時間になるかもしれません。

 

事務職の求人はあるが志願者も多い

 

ライバルたちと差を付けるためにも、日頃から事務職で必要なスキルを身に着けることをおすすめします。

事務作業は、地味な仕事ではありますが、社内の人から必要とされる部署でもあります。

自分に合った受験対策をして転職活動を成功させましょう!

 

 

その他の転職・キャリア関連記事


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