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事務職になるには?事務の仕事内容や、事務の面接・試験に受かるコツなど






事務職の求人は未経験の型でも応募可能なものが多くあります。
だからと言って、誰でも事務として働けるかと言えばそういうわけではありません。

事務と言っても、いくつもの種類に分類されるため、どういう事務仕事をしたいか明確にする必要があるのです。

そこで今回は事務の仕事内容から、事務員として正社員採用されるためのコツを紹介していきます。
筆者も事務職へ転職したことがあるので、参考になる内容がたくさんあると思いますよ。

事務職の仕事内容

 

 

早速ですが、事務職の仕事内容を見ていきます。

今回は5種類の事務業務を紹介します。

同じ事務でも種類によって業務内容が違うので、あなたがどの仕事に向いているか参考にしてみてください。

 

一般事務

 

一般事務とは、事務職のなかでも一番スタンダードな職種です。

部署内全員のお世話をするケースもあれば、一部の部署だけお世話をする場合もあります。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 電話の取次ぎ
  • 事務用品の管理、発注
  • 資料の作成、印刷
  • 応対
  • ファイリング

 

ただ、上記の内容はあくまでメインの業務なので、その他にも細かい雑務が発生します。

会社によっては、おつかいを頼まれ外出をするケースもあります。

まさに「何でも屋」だと思っておいた方がいいでしょう。

これからご紹介する事務については、一般事務の業務が含まれていると思って読み進めてください。

 

営業事務

 

営業事務は、営業担当をアシストする業務です。

営業担当が何の情報を欲しがっているのか先読みしたうえで、アシストすることも大事になります。

営業事務で発生することの多い業務は下記の通りです。

 

  • 顧客データの情報管理
  • 競合他社の調査
  • 営業担当の代わりに接客する
  • 在庫や納品管理
  • 顧客への請求書作成

 

営業事務になると、上記の業務がメインになります。

取引先と接する機会も増えるため、コミュニケーション能力は相当大事です。

さらに、営業担当の代わりに接客することもあるので、顧客へ正確な情報を伝えられるように商品の知識などを詰める必要性も出てくるでしょう。

 

人事事務

 

人事事務とは、主に従業員や新規採用者のお世話をする仕事です。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 求人の募集、選考
  • 研修、セミナーの運営
  • 健康診断など福利厚生の案内
  • 雇用保険などの手続き
  • ボーナスや給与の計算

 

人事事務になると、自社の人間とのやりとりが多くなります。

場合によっては、他部署から嫌なことを言われることもあるので、そこを乗り越えると仕事も捗るでしょう。

人とコミュニケーションを取るのが苦手な人にとっては、多少厳しい仕事かもしれません。

 

会計事務

 

会計事務とは、とにかくお金に関わる業務を行う仕事です。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 取引の仕訳記帳(英語で勘定科目が記載してある場合もあり)
  • 債権・債務の管理
  • 取引先への支払業務
  • 決算書類の作成
  • 財務分析

 

会社によって経理業務の範囲は大きく異なります。

例えば、大きな会社になると日頃の記帳は経理課で行いますが、数字の分析については財務課で行うケースもあります。

ただ、お金に関することなので、事務のなかでは一番ミスには厳しく、慎重に行わなければならないでしょう。

簿記等の資格や専門知識が求められることもあります。

 

医療事務

 

医療事務は、資格をとらないとほとんど採用されません。

専門学校や通信講座を受講することで、資格の取得が目指せます。

主な業務内容は下記の通りです。

 

  • 病院やクリニックでの受付
  • 診療報酬明細書をつくる
  • 患者への応対

 

病気をしている人を相手にするため、患者に気を遣う必要があります。

また、待ち時間が長いなどとクレームを付けてくる患者もいるため、柔軟に対応するのもポイントです。

 

 

事務職に向いている人とは?

 

 

事務職に転職したいと言っても、向き不向きもあります。

そこで、事務職に向いている人がどういう人か紹介します。

 

パソコンに抵抗がない

 

事務職として働くには、パソコンスキルがないと難しいです。

特にエクセルやワード、パワーポイントを使い資料を作る作業は、どの会社に行ってもあると思っていいでしょう。

ショートカットキーや関数など使いこなして効率的に作業しないと仕事が溜まる一方なので、パソコンの勉強はした方がいいです。

 

目立ちたがり屋ではない

 

事務職は、誰かの業務をサポートする位置づけの職種です。

そのため、会社のなかでも目立つ職種ではありません。

自分の活躍を誰かに伝えたいと思っても、そういう機会はほとんどないです。

人の視線が集まらない状態でも、黙々と作業できる人が事務に向いていると言ってもいいでしょう。

 

褒められなくても平気

 

例えば、営業職の場合は売上目標など数字が設定されています。

そのため、目標達成をすると社内で祝ってもらえることもありますが、事務職だとルーチンワークを淡々とやることも多く、「出来て当たり前」という目線で見られます。

褒められなくても、一定の質で仕事をし続けられる人は事務に向いているでしょう。

 

臨機応変に対応できる

 

事務職だと「急遽この資料を○時までに作って」、「お客様が急遽来るから会議の準備をして」などと、イレギュラーな仕事を指示されることもあります。

そのため、仕事の優先順位を付けて、適切に対応をする機会も増えます。

一つのことしか見えなくなる人は、事務として働くのは難しいかもしれません。

 

 

事務職の履歴書・職務経歴書対策

 

 

事務職への転職を決意した人が最初にやるべきこと。

それが「履歴書・職務経歴書」対策です。

求人先へ応募する場合は書類審査に通った後、面接試験を実施する企業がほとんどです。

つまり、いくらあなたのキャラクターを面接でアピールしたいと思っても、そのチャンスすら訪れません。

難しいことは言わないので、1つ1つ実践してみてください。

 

 

見栄えが良い履歴書・職務経歴書を作成する

 

事務職は資料を作成することが多いと言いました。

履歴書や職務経歴書の記入も資料作成と同じです。

見栄えが良い書類を提出しないと、事務で活躍できないと思われ落とされる可能性は高いです。

特に職務経歴書に至っては、ある程度自由に作成することが許されています。

 

例えば、文章を一カ所に寄せる。

あるいは、記載箇所によってフォントや字の大きさを変えるなどし、文章を読みやすくする作業を忘れないようにしましょう。

 

志望動機は簡潔に記入

 

志望動機を書く際、ダラダラ書くのはマイナスポイントです。

想いをたくさん詰め込むあまり、志望動機の文章が長くなる人もいますが、結局どこを一番アピールしたいのか相手に伝わりません。

何を相手に知ってほしいのかを意識して記入すると、相手に伝わりやすい志望動機になるはずですよ。

 

事務で生かせる資格を取得する

 

事務職の志望倍率は、高い企業も多いです。

そのため、事務で生かせる特技をたくさん書き、ライバルと差を付けるのも一つの手です。

例えば、経理事務に応募する場合は「日商簿記2級」など取得する。

また、事務全般ではパソコンを使うので「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の資格を取得するなど、自分が事務に向いていることをアピールしましょう。

ただし、会社によって求められるスキルは異なるので、それに合わせた資格の取得をしてくださいね。

 

※事務の履歴書を書く前に読んでおきたい:  履歴書の書き方完全ガイド!学歴・志望動機・特技・資格・免許・趣味など例文や見本を交えて解説

 

 

事務職の面接対策

 

 

履歴書、職務経歴書の対策が済んだら、いよいよ面接対策です。

全ては事務の転職試験だから大切な内容です。

受かるように対策を講じましょう。

 

服装や頭髪の乱れ

 

服装や頭髪の乱れがあってはならないと言われると思います。

特に事務の場合は細かい作業もあるので、ちょっとした乱れもチェックされやすいです。

例えば「ワイシャツの袖口のボタンが止まっていない」、「靴に少し汚れが付いている」、「ヒゲの剃り残しがある」など、たくさんの面を見られています。

 

ただ、普段から大ざっぱな人は、完璧に乱れをなくすのは難しいと思います。

その場合は普段の生活習慣を見直しましょう。

モノを片付けるときは元の場所に戻す。

毎日鏡で自分の姿をチェックして清潔感がある確認するというように意識付けをしましょう。

そういった普段の生活習慣から改善していくと、面接時に服装や頭髪の乱れはなくなりやすいはずですよ。

 

受け答えをする際は冷静に。

 

事務職で働き出すと、社内のいろいろな人があなたに話しかけてきます。

好き嫌いがあっても、我慢しなければなりません。

つまり、個性が強い、感情を全面的に出す、短気な人などは落とされやすいです。

冷静な雰囲気を出して受け答えをしましょう。

 

女性を非難する言葉を口にしない

 

事務員は、男性よりも女性の方が多いというのも珍しくありません。

例えば「自分は男なので~」とか、「女性よりも男性の方が~」というように、女性を差別するような発言もしないようにしましょう。

普段から口癖で使っている人は特に要注意です。

現在では女性の社会進出も当たり前になっているので、発言には気を付けましょう。

 

 

事務職へ転職する際に使いたいサイトの紹介

 

 

ここで、事務職の求人を探している人におすすめしたい、転職サイトを運営している会社の紹介をさせていただきます。

たくさん登録することで、転職のチャンスも広がるので実践してみてください。

 

1.リクルート

 

1つ目はリクルートが運営する転職サービスです。

 

専門性が高い仕事をしたい人は「 リクルートエージェント

事務未経験でも働ける場所を探したいのであれば「 リクナビNEXT

 

これらのリクルート社運営の転職サービスを使うことで、自分に合った会社を見つけられるかもしれません。

求人数も人材業界で一番多いと言われているため、事務転職で悩んだらまず登録しましょう。

しかも、老舗の会社なので信頼度も高い企業です。

 

2.パーソルキャリア(旧:インテリジェンス)

 

人材業界でリクルートに匹敵すると言っても過言ではないのが「パーソルキャリア(旧:インテリジェンス)」です。

DODA 」と呼ばれる転職サイトを運営しています。

特に、転職エージェントサービスの質は高いと思います。

私自身も利用したことがありますが、事務について深い知識を持っている人が対応してくれたので根掘り葉掘り質問することができました。

ただ事務経験がない場合は「無理」と言われる場合もあるので、頭に入れておきましょう。

 

3.エンジャパン

 

3つ目はエンジャパンの「 エン転職 」サービスです。

自社サイトによると掲載されている求人のうち80%が、エン転職でしか紹介されていない求人とのことです(2017年5月18日現在)。

それもあってか、会員数も500万人を突破しています。

エンジャパン自体は、そこまで老舗ではありませんが、着実に紹介してくれる求人を増やしていっているという印象です。

 

 

転職対策をしたけど、事務への転職ができない人へ

 

 

事務職に転職する方法をたくさん紹介しましたが、実践しても結果が出ない人もいるでしょう。

そういう場合は、これから話す2つの内容をやってみてください。

 

バイトや派遣から始める

 

事務にも、バイトや派遣で応募をしている企業もあります。

未経験であれば、正社員でなくても始めてみてはどうでしょうか。

 

バイトや派遣のメリットは、正社員募集時と比べハードルが下がること。

バイトや派遣から正社員へ登用される場合もあるということです。

 

ただ、正社員登用されるには社内で活躍していないと難しいです。

ただ言われた業務だけをこなしていても、正社員登用は難しいので注意してください。

 

コネをフル活用する

 

コネが使えるのであれば、フル活用しましょう。

例えば、人事部で勤務している家族や友人に聞いてみる。

あるいは、会社の経営者がいれば、その人にお願いをするといった感じです。

もし、知り合いが少ない場合は、異業種交流会へ参加し、知り合いを増やすのも一つの手です。

あらゆる手段を使い知り合いを増やしましょう。

 

 

事務への転職:まとめ

 

 

事務は地味な仕事に見えるが極めていくと面白い

 

事務作業の効率化を考えながら仕事をすると、充実した勤務時間になるかもしれません。

 

事務職の求人はあるが志願者も多い

 

ライバルたちと差を付けるためにも、日頃から事務職で必要なスキルを身に着けることをおすすめします。

 

事務作業は、地味な仕事ではありますが、社内の人から必要とされる部署でもあります。

自分に合った受験対策をして転職活動を成功させましょう!

 

 

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