内定辞退はメールと電話どちらが良い？失礼にならない伝え方からメールの例文まで紹介

【目次】内定辞退はメールと電話どちらが良い？失礼にならない伝え方からメールの例文まで紹介

もらった内定をやっぱり辞退したい…いつまでにすれば大丈夫？

内定承諾前の場合

内定承諾後の場合

連絡なしはNG！必ず連絡するべき理由

内定辞退はメールのみでOK？メール・電話それぞれのメリットデメリットとおすすめの方法を紹介

メールと電話「両方」が最も丁寧でベストな方法

メールで辞退を伝えるメリットとデメリット

電話で辞退を伝えるメリットとデメリット

メールで内定辞退を伝えるときのマナー

件名に分かりやすく「内定辞退」の意を書く

感謝とお詫びの気持ちを伝える

内定辞退の理由はできるだけ簡潔に

メールでの連絡に対するお詫びも伝える

定型のあいさつと署名で締める

連絡する時間に気を付ける

内定辞退のケース別のポイントとメールのテンプレ

内定通知に対する辞退メールの書き方

内定受諾後に辞退するときのメールの書き方

エージェント経由での内定を辞退するときのメールの書き方

内定承諾期限を延長してもらう時のメールの書き方

先に電話で内定辞退を伝えた後にメールをする場合

内定辞退のメールに返信が来ないときの対応

電話を掛けるときの注意点

電話での内定辞退の伝え方の一例

就活で困ったことがあればご相談ください！25卒限定で無料のキャリア面談受付中

もらった内定をやっぱり辞退したい…いつまでにすれば大丈夫？

就活終盤になると、複数社から内定をもらうことも珍しくありません。

しかし、最終的に入社できるのは一社なので、その他の企業には「内定辞退の連絡」をしないといけません。

いつまでに連絡をすれば良いか分からない人もいるかと思いますが、結論から言うと「内定辞退が決まった時点で、なるべく早く連絡すること」がベストです。

ただ、内定辞退するときの状況によっても取るべき対応が異なってくるので、以下の項目を参考にしてみてください。

内定承諾前の場合

内定承諾の期限は企業によって異なり、1,2週間から1ヵ月以内と様々です。

まず内定をもらったら、承諾期限がいつまでかを確認しておきましょう。

基本的に、承諾期限までに辞退の連絡ができれば良いです。

企業としては、もし学生に内定辞退をされた場合、不足分の人員を補うために補欠合格を出したり追加選考をする必要が出てきたりします。

期限内とは言えども、辞退の連絡が遅れると企業側は次の採用ステップにすぐ切り出せず困ってしまうかもしれません。

そのため、辞退の意思が強い場合は、先延ばしにせず早めに企業に連絡するようにしましょう。

もし期限を過ぎてでも他の志望企業の内定が出揃うまで待ちたいという場合は、承諾期限を延長できるかどうかお願いの連絡をしてみましょう。

内定承諾後の場合

内定承諾後の辞退は、承諾前の辞退よりもリスクや気を付けるべきことが多いです。

法的には「入社日の2週間前まで」に辞退の連絡をすれば労働契約は解除できるので、入社2週間前までの辞退であれば不可能でも違法でもありません。

ただし、一度内定承諾をしたのであれば、企業側は「うちで働いてくれるんだ」と考え入社後の新卒社員のために準備をしています。

その準備や今までの採用コストを水の泡にするわけですから、企業側に迷惑をかけていることは重々理解しておきましょう。

ごく稀なケースですが、その準備にかかったコストを損害賠償として請求される可能性も全くないとは言い切れません。

※訴えられたからといって必ずしも支払い義務が発生するわけではありませんが、裁判を避けたい心理を利用して、脅し文句としてそういったことを言ってくる企業が存在するのは事実です…

また、承諾後に辞退した会社が将来取引先になる可能性もあります。

その際に悪印象を持たれたままだと、取引が上手くいかないかもしれませんよね。

そうならないためにも、どの企業でも辞退の仕方には細心の注意を払いましょう。

辞退を決めたらなるべく早く連絡して、謝罪の気持ちを持ちながら誠意ある対応を心掛けてくださいね。

連絡なしはNG！必ず連絡するべき理由

「一度内定承諾した企業を辞退したいけれど、気まずくてなかなか連絡する気が起きない...」という方もいるかもしれませんが、辞退の連絡をせずバックレるのは絶対にNGです。

いわゆる「サイレント辞退」をした場合は、企業からの印象悪化は避けられませんし、損害賠償請求などの大きいトラブルに発展するリスクもより高くなってしまうことでしょう。

それに、企業の人事はサイレント辞退した学生をブラックリストに入れる可能性が高いです。

仮に将来その企業のグループ会社に転職したいと思っても、ブラックリストをグループ会社の人事に共有されていれば、高確率で選考で弾かれてしまいます。

このような事態を避けるためにも、内定辞退の意思は必ず伝えるようにしましょう。

内定辞退はメールのみでOK？メール・電話それぞれのメリットデメリットとおすすめの方法を紹介

内定辞退の伝え方には、主にメールと電話があります。

どちらの方法で伝えるのが良いのか迷う方も多いと思いますので、ここでは一番良い伝え方とメール・電話それぞれのメリットをご紹介します。

メールと電話「両方」が最も丁寧でベストな方法

メールよりは電話の方が気持ちは伝えやすいですが、記録に残すためにもメールは送るようにしましょう。

面倒くさく感じる人もいるかもしれませんが、しっかりした人事や経営者なら辞退者のことは覚えていますので、無駄に敵を作らないためにも丁寧な対応を心掛けることが大切です。

まず電話で内定辞退の旨を伝えて、その後にメールで改めて伝えるのがベストです。

ただし、最近はメールのみで内定辞退をするケースも増えており、それを踏まえて「辞退の連絡はメールでお願いします」と事前に伝えている企業もあるそうです。

そのようなケースでは、無理に電話をする必要はありません。

メールで辞退を伝えるメリットとデメリット

メールは文書として証拠を残すことができるので、内定辞退という重要な面での「言った言わない問題」を避けることができるのが一番のメリットです。

それに加えて、メールであれば送信前に文章を推敲できるので、より誠意の伝わる文言を考えやすいでしょう。

ただし、場合によっては企業側のメール確認が遅れてしまったり、最悪の場合迷惑メールフォルダに入って見られなくなってしまう可能性があります。

また、仮に相手が「内定辞退は対面での挨拶や電話がマナー」と考えている人事の場合、メールだけだと印象が悪くなってしまう可能性があるので注意しましょう。

電話で辞退を伝えるメリットとデメリット

電話は繋がればその場で辞退の意を企業に伝えられるので、メールよりも早急に伝えられるという点がメリットです。

特に内定辞退は期限があり、より早く企業に伝えるべき事項なので電話が推奨されています。

しかし、電話だと多少なりとも緊張しますし、かける時間帯にも気を遣わないといけない点は、学生にとってはデメリットかもしれません。

また、口頭では録音していない限り辞退の証拠となる物を残すことが難しいです。

メールと電話それぞれのメリットデメリットを踏まえると、両方で伝えるのがベストな理由もよくわかりますね。

メールで内定辞退を伝えるときのマナー

LINEなどのSNSが普及した今、Z世代の学生にとってメールは頻繁に利用するツールではないので、「正しい送り方がわからない」という学生も多いかもしれません。

ただ、以下のポイントを踏まえれば誠実さの伝わるメールになるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

件名に分かりやすく「内定辞退」の意を書く

内定辞退に限らず、ビジネスの場においてメールの件名を書くのは基本中の基本です。

企業の人事は毎日大量のメールを読みさばくので、件名なしの場合は重要でないメールと判断されて、スルーされる可能性があるからです。

また、件名は「 内定辞退のご連絡」 と書いた後ろに「 ／自分の名前 」を入れるのが基本です。

メールを読む人事の負担を減らすためにも、一目で「どんな内容か」「誰からのメールか」が分かるようにしましょう。

感謝とお詫びの気持ちを伝える

企業側は、学生を採用するために多大な時間と労力をかけます。

特に人気な企業では、大量の応募者を絞り込むために何度も選考を行っています。

内定辞退そのものは悪いことではありませんが、選考を重ねたうえで選んだ学生に来てもらえないのは、企業にとっては非常に残念なことです。

一度は志望した企業の意に添えないわけですから、お詫びの気持ちはしっかりと伝えましょう。

また、選考のために時間を使ってくれたことへの感謝も忘れずに伝えると、企業はより納得して内定辞退を承諾してくれるかもしれません。

内定辞退の理由はできるだけ簡潔に

例えば「他の企業から内定を貰ったため、内定を辞退したい」という場合は、当たり障りない言葉で簡潔にまとめるのが良いでしょう。

遠回しにせずに理由を伝えた方が、引き留められにくいのでおすすめです。

どうしても書きづらい場合は、「一身上の都合」のみでも問題ありません。

一見そっけなくて誠意が感じられないように思えるかもしれませんが、その他の謝罪や感謝の言葉でカバーすれば、そこまで失礼にはあたりません。

「一身上の都合」は包括的な意味合いがあるので、答えづらい理由で辞める場合も嘘をつかずに済みます。

逆に「第一志望の企業に受かったから」などの正直すぎる理由は、企業にとっては失礼にあたる場合があるので避けるのが無難です。

理由の具体的な書き方は「 内定辞退のケース別のポイントとメールのテンプレ 」の項目に乗せているので、ぜひ参考にしてくださいね。

メールでの連絡に対するお詫びも伝える

電話とメール両方での連絡がベストだとこれまでお伝えしましたが、電話が繋がらなかった時など、場合によってはメールのみの連絡になることもあるでしょう。

その際は、メールでの連絡になったことに対するお詫びの言葉を添えましょう。

メールだけでの連絡になっても、それに対する謝罪の言葉があると、印象悪化のリスクを極力回避することができます。

定型のあいさつと署名で締める

定型の「締めの挨拶」は、普段の生活でほとんど使わない方も多いので、どうやって書いたらいいのか分からない方もいることでしょう。

「末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。」等のよく使われる言葉をそのまま使えば間違えることはありません。

また、メールの一番下には自分の名前・大学の署名と連絡先を記載するようにしましょう。

最後に誤字脱字やおかしい表現がないかチェックして、送信したら完了です。

連絡する時間に気を付ける

たとえメールだからと言って、休日や営業時間後に連絡するのは不適切です。

営業時間外に送った場合、すぐに読んでもらえないのはもちろんのこと、企業に対する配慮が欠けていると捉えられる恐れもあります。

営業時間内に送る場合も、終業直前・直後やお昼などの担当者が対応するのが負担になりそうな時間帯は避けるようにするのが無難です。

内定辞退のケース別のポイントとメールのテンプレ

続いて、内定辞退のメールの例文をケース別にご紹介します。

一般的な内定辞退から、エージェント経由の内定を断る場合の対応まで、様々なケースに合ったテンプレをご用意しました。

内定辞退のメールが初めてという方も、ご紹介する例文を参考に書いてみてくださいね。

内定通知に対する辞退メールの書き方

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 佐藤

株式会社〇〇

人事部

△△様

お世話になっております。

先日内定の通知を頂きました、〇〇大学文学部の佐藤です。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

このような光栄なお知らせを頂きながら大変恐縮ですが、

一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙の中、選考のために貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、

ご期待に添えず大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えするべきところを、メールでのご連絡になりましたことも重ねてお詫び申し上げます。

△△様をはじめ、選考に携わっていただいた皆様には心より感謝申し上げます。

未筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

============================

佐藤 太郎（さとう たろう）

〇〇大学文学部〇〇学科4年

携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール：〇〇〇@gmail.com

============================

内定受諾後に辞退するときのメールの書き方

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 佐藤

株式会社〇〇

人事部

△△様

お世話になっております。

先日内定承諾書を提出いたしました、〇〇大学文学部の佐藤です。

一度内定を承諾した身でありながら、誠に勝手ではございますが、

今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

実のところ、貴社の内定承諾書を提出させていただいた後に他社から内定を貰い、

自身の適性を踏まえて熟考した結果、とても心苦しくはありますがこのような決断をいたしました。

△△様をはじめ、選考を担当してくださった皆様にはご迷惑をかける結果になりましたこと、心の底からお詫びいたします。

誠に申し訳ございません。

本来なら直接貴社にお伺いして謝罪すべきところを、メールでのご連絡になりましたことも重ねてお詫び申し上げます。

貴社の面接やグループディスカッションはとても有意義で勉強になりました。

このようなことを申し上げる立場ではございませんが、選考に携わってくださった皆様には心より感謝しております。

未筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

============================

佐藤 太郎（さとう たろう）

〇〇大学文学部〇〇学科4年

携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール：〇〇〇@gmail.com

============================

エージェント経由での内定を辞退するときのメールの書き方

エージェント利用の場合は、会社に直接連絡するのではなく、担当のエージェントに連絡しましょう。

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 佐藤

〇〇エージェント

田中様

いつもお世話になっております。

先日◇◇社から内定の通知をいただきました佐藤です。

大変恐縮ですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

理由といたしましては、選考を受けていく中で自分を見直し、

他の企業に縁を感じたので、このような決断をいたしました。

紹介してくださった田中様や、選考に携わっていただいた◇◇社の皆様のご期待に応えられずとても心苦しく感じております。

大変申し訳ございません。

お手数おかけしますが、◇◇社の△△様に内定辞退の旨をお伝えしていただいてもよろしいでしょうか。

選考にあたり面接のサポートをしてくださったエージェントの田中様には、大変感謝しております。

未筆ながら、貴社と◇◇社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

============================

佐藤 太郎（さとう たろう）

〇〇大学文学部〇〇学科4年

携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール：〇〇〇@gmail.com

============================

内定承諾期限を延長してもらう時のメールの書き方

件名：内定承諾期限延長のお願い／〇〇大学 佐藤

〇〇カンパニー

人事部

△△様

お世話になっております。

先日内定の通知をいただきました、〇〇大学理工学部の佐藤です。

今回は大変光栄なお知らせを頂けて身に余る思いです。

しかし、誠に勝手ながら内定の承諾期限を〇月〇日まで延長していただけないかと思いご連絡いたしました。

理由といたしましては、重要な選択なので後悔のないようにしたく、

〇月〇日に出る他社の選考結果を踏まえた上で入社を決断したいと考えたためです。

私個人の事情で、△△様をはじめとする〇〇カンパニーの皆様にご迷惑をおかけしますこと、心からお詫び申し上げます。

お返事が確定しましたら早急に連絡いたしますので、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

============================

佐藤 太郎（さとう たろう）

〇〇大学文学部〇〇学科4年

携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール：〇〇〇@gmail.com

============================

先に電話で内定辞退を伝えた後にメールをする場合

件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学 佐藤

株式会社◇◇グループ

人事部

△△様

いつもお世話になっております。

先日お電話させていただいた、〇〇大学経済学部の佐藤です。

お忙しいところ、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。

お電話でもお伝えしました通り、今回の内定辞退につきまして、

貴社のご期待に添えないことを改めてお詫びいたします。

誠に申し訳ございません。

株式会社◇◇グループの皆様には、選考の機会を設けてくださったことを心より感謝申し上げます。

今後の貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

============================

佐藤 太郎（さとう たろう）

〇〇大学文学部〇〇学科4年

携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール：〇〇〇@gmail.com

============================

内定辞退のメールに返信が来ないときの対応

メールに返信が来ないときは、見逃されている可能性が高いです。

場合によっては迷惑メールフォルダに入れられている可能性もあるので、メールを送り直すよりもまず電話をしてみた方が良いでしょう。

電話で名乗るときに「先日メールでご連絡させていただきました〇〇です。」と一言添えると良いでしょう。

電話を掛けるときの注意点

電話を掛けるときは、メールよりも連絡する時間帯に注意しましょう。

まず初めに採用担当の人に繋いでもらい、「ただいま◯分ほどお時間よろしいでしょうか？」と聞いて相手側の都合を確認しましょう。

直接話すと緊張してしまい、上手く伝えられない可能性もあるので、事前に喋る内容をメモしておくのがおすすめです。

初めに結論から伝えて、その後に辞退の理由と謝罪を述べるのが良いでしょう。

電話での内定辞退の伝え方の一例

企業「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の田中です。」

学生「お世話になっております。先日内定のご連絡を頂きました△△大学法学部の佐藤と申します。採用担当者の△△様はいらっしゃいますか？」

採用担当「お電話代わりました、採用担当の△△です。」

学生「お忙しいところ失礼いたします。先日内定のご連絡を頂きました佐藤太郎です。ただいま◯分ほどお時間よろしいでしょうか？」

採用担当「はい、大丈夫ですよ。どういったご用件でしょうか？」

学生「どうもありがとうございます。実は本日、一身上の都合により内定の辞退をしたくご連絡いたしました。せっかく貴重な内定を頂いたのに御社のご期待に応えらえれず、誠に申し訳ございません。」

採用担当「そうなのですね。まずはご連絡ありがとうございます。よろしければ詳しく理由をお聞きしてもよろしいでしょうか？」

学生「実のことを申し上げますと、並行して選考を受けていた他の企業からも内定を貰い、そちらの会社に入社を決めたためです。御社の社風や理念にも大変魅力を感じていたので最後まで悩んだのですが、自身のキャリアプランを踏まえて考えた結果、そちらの会社により適性を感じこのような決断をさせていただきました。」

採用担当「承知いたしました。残念ですが仕方ないですね。別の企業での活躍をお祈りしています。」

学生「どうもありがとうございます。選考にあたり多くの時間を割いていただいたき心より感謝しております。こちらの都合で頂いた内定を辞退し、ご迷惑をかけて大変申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。」

就活で困ったことがあればご相談ください！25卒限定で無料のキャリア面談受付中

今回は内定辞退にあたり気を付けるべきポイントと、メールの書き方などをご紹介しました。

就活をしていれば直面することがある人も多い「内定辞退の連絡」なので、ぜひ押さえておいてくださいね。

また、FULL HOUSEでは就活に悩みがある25卒の学生へ向けた無料のキャリア面談を行っています！

今なら面談するだけでアマギフ2000円が貰えるチャンスですので、ぜひ気軽にご相談ください。