返信用封筒の作成マニュアル！作成するための準備物や宛名の正しい書き方、送る際の折り方までまとめました！
そんな時に自分で用意をしなければならないのが「返信用封筒」です。
返信用封筒は自分のところへ郵便物を送ってもらうための封筒ですが、その作成方法や正しい送り方を知っている人は意外と多くありません。
どんなことを書いて、どんな風に送ったら相手にとって失礼がないのでしょうか？
今回は自分で返信用封筒を作成するために必要な準備物や封筒に記載する必要のあるもの、正しい書き方や送り方などを詳しくご紹介します！
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【目次】返信用封筒の作成マニュアル！作成するための準備物や宛名の正しい書き方、送る際の折り方までまとめました！
返信用封筒を準備する目的
自分のところへ送り返してもらう書類がある場合、相手方から返信用封筒を用意してくれと指示される場合もありますが、自分で準備した方が良いシーンもあります。
なぜ相手に封筒を用意してもらうのではなく、自分で返信用封筒を準備しなければならないのでしょうか。
相手の手間やコストを省く
自分で返信用封筒を準備する目的として真っ先に挙げられるのが、相手に封筒を用意させる手間やコストをかけさせないという気遣いです。
返信してもらう予定の相手が封筒を持っていない場合、返信してもらうためにわざわざ封筒を購入しなければなりません。
また、会社で準備されている封筒を利用したとしても経費はかかっていますし、宛名を印字・記載する手間はかかります。
自分のところへ書類を返してもらうことがあらかじめわかっているのであれば、返信用の封筒を自分で作成して送ってあげた方が良いでしょう。
誤った届け先に送られるのを防ぐ
また、返信用封筒を自分で作成することで、誤った届け先に書類が送られるのを防ぐことができます。
返信用封筒は自分で自分が郵便物を送ってもらいたいところの郵便番号や住所を記載します。
自宅や自分の会社の住所は、普段から頻繁に書いたり伝えたりしているはずなので、誤って記載する可能性は極めて低いと言えます。
相手に宛名を書いてもらったり、印字してもらう工程を自分で行うことで、確実に自分の手元に郵便物が届くようにできます。
返信用封筒の作成方法
自分で返信用封筒を作成する目的についてはお分りいただけたかと思います。
それでは、実際に返信用封筒を自分で作って送る場合には、何を準備して、どのように作成し、どのように送るのが一般的なマナーなのでしょうか。
まずは返信用封筒そのものを作成するための、準備物や記載する内容について解説していきます。
返信用封筒を作成する時の準備物
返信用の封筒を作成する時には、最低でも下記の3つを準備してください。
1. 切手
返信する書類の枚数や封筒の大きさに合わせて、送料としてかかる切手を自分で準備しましょう。
切手を貼らない場合、送料が相手負担となってしまう可能性があるため、貼り忘れには気を付けたいところです。
返信用封筒に貼る切手は、下記を参考にして郵便局やコンビニで購入しましょう。
定形郵便物
| 重量 | 切手の料金 |
| 25g以内 | 82円 |
| 50g以内 | 92円 |
定形外郵便物
| 重量 | 切手の料金 |
| 50g以内 | 120円 |
| 100g以内 | 140円 |
| 150g以内 | 205円 |
| 200g以内 | 250円 |
| 250g以内 | 380円 |
| 500g以内 | 570円 |
郵便物の重さによって料金が変わってくるため、キッチンスケールで返信されてくる書類の重量を計測してから切手を貼ると、料金の不足がなくて良いです。
また、湿度が高い季節は紙が湿っぽくなる影響で郵便物の重さが増す場合もあるため、重量ギリギリではなく、余裕を持った料金で切手を貼るようにしましょう。
2. 封筒
返信用封筒を送る先の指定に従うか、返信されてくる書類のサイズがわかっていれば、それに合わせたサイズの封筒を用意しましょう。
一般的に、返信用封筒は長型3号を利用することが多いです。
長型3号は、A4サイズの書類を三つ折りにして入れるのにちょうど良い縦長の封筒です。
角2号は、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れて送ることがでるサイズの封筒です。
重要な書類や事情があって折ってはいけない書類を返信してもらう時は、角2号を利用すると良いでしょう。
また、封筒は見かけることの多い茶色のものから白色、あるいはパステル系の色のカラフルなものまで様々あります。
企業や大学であらかじめ社名やロゴを印字した封筒がある場合は、その封筒を使用すれば問題ありません。
しかし、その他の場合は白色封筒を用いるのが一般的なマナーです。
ビジネスシーンでは茶封筒が使われることもよくありますが、見た目や耐久性などを考えると白色を使用することをおすすめします。
3. ペン
住所や宛名を封筒に書く用のペンを用意しましょう。
長型3号に書くのであれば、黒いボールペンで良いです。
角2号に書く場合も黒いボールペンでも良いですが、よりはっきり明瞭に記載したい場合は、マッキーのような油性ペンの細字で記載しても良いです。
返信用封筒に記載する内容
自分で作成する返信用封筒には、以下のことについて記載漏れがないよう気を付けながら書いてください。
郵便番号と住所の書き方
自分に書類などを返信してもらうための封筒なので、郵便番号と住所は自分が返信してもらいたい場所のものを書きましょう。
ただし、一人暮らしをしている住所と実家の住所で迷う場合、返信されてくる書類を早く確認できる方を記載するようにしてください。
書類の内容によっては、すぐに対応する必要が出てくるかもしれません。
実家に送ってもらったはいいけど、しばらく実家へは行かない予定……のような事態は避けましょう。
郵便番号と住所の書き方は、特に難しい決まりはありません。
通常相手に普通に書類などを発送する時と同じように、封筒の右上に郵便番号、その下、封筒の右寄りに住所を記載しましょう。
上記の写真を参考に記載してみてください。
宛名の書き方
返信用封筒を作る際に、最も書き方に困る人が多いのが、この宛名の書き方ではないでしょうか。
自分に返ってくる郵便物なのだから、自分の名前に「様」を付けたらおかしいかもと思いますよね。
返信用封筒の宛名は、上記の写真のように自分の名前の後に「行」をつけて宛名を書いてください。
自分のところへ返ってくるものなので、自分「行」という意味があります。
また、ビジネスシーンでは所属している部署名までしっかり書いておくと良いでしょう。
会社に返信されてきた書類が、どこの部署に届いたかわからず迷子になってしまうことが起こらないよう記載しておくことをおすすめします。
ちなみに、既に相手方から返信用封筒が来ている場合は、相手方の名前の下にも「行」と付いていると思います。
この「行」を二重線で消して、宛名に合わせて「様」や「御中」と書き直してください。
裏面の書き方
返信用封筒の裏面には一体なにを書けば良いのでしょうか。
実は返信用封筒の裏面は特に記載する必要がありません。
通常、相手方に郵便を出す時には自分の郵便番号、住所、氏名を書きますが、返信用封筒は自分のところへ返ってくるものなので、書く必要はありません。
封筒の表面だけ、書き間違えや書き漏れがないように確認しながら記載しましょう。
返信用封筒の折り方
切手を貼り、郵便番号と住所、宛名を書き終えたら、返信用封筒自体は完成です。
次に相手に送るための封筒に、どのように返信用封筒を入れたらいいのか、その折り方を封筒のサイズ別に解説します。
長型3号に入れて返信する場合
長型3号の封筒に、長型3号の返信用封筒を入れて送る場合は上記の写真のように、封筒を三つ折りにして封筒へ入れるのをおすすめします。
二つ折りだと入りませんし、四つ折りでも入るのですが分厚くかさばってしまいます。
封筒の中に忘れず返信用封筒を入れることが最も重要なので、きちんと入るのであれば折り方は深く気にする必要はありません。
また、返信用封筒であることがわかるように、自分の宛名が書いてある面が見えるようにして折ると良いでしょう。
角2号に入れて返信する場合
角2号の封筒に長型3号の返信用封筒を入れて送る場合、返信用封筒は特に折る必要性はありません。
折らずに綺麗なまま、書類と一緒に封筒に入れて送りましょう。
また、角2号封筒に角2号の返信用封筒を入れて送る場合は、二つ折りにして入れると良いでしょう。
これも必ず二つ折りという決まりがあるわけではありませんが、三つ折りにしてしまうと分厚くかさばってしまうので、角2号の返信用封筒の場合は二つ折りにすることをおすすめします。
返信用封筒の送り方
宛名を書いて切手を貼り、送る用の封筒に入れやすいサイズに折ることができたら、これで返信用封筒を送ることができます。
最後に返信用封筒の送り方として、ケース別に失礼のないマナーについて解説します。
送付状が必要な場合
自分が作成した返信用封筒ではなく、先方が送ってきてくれた返信用封筒を利用して書類を返送する場合、送り状を一緒に入れた方が良い場合もあります。
下記のような場合は、送り状を作成して送る書類と共に同封して送ると失礼がないでしょう。
- 就活生が内定承諾書を企業へ返送する場合
- 企業が企業宛てへ返送する場合
送り状は相手に対して、この封筒に何が入っているかをわかりやすく示すものです。
お互いに気持ちのいいコミュニケーションができるよう、入れ忘れのないようにしましょう。
速達にする場合
また、返信用封筒を「速達」にして早く自分の手元に返してもらいたい場合は切手で速達料金を上乗せしましょう。
定型郵便・定形外郵便の重さが250g以内の場合、速達料金は一律280円となります。
定形外郵便で重さが500g以内の場合は、速達料金として380円になります。
速達料金は郵便物の種類によって合計金額が変わってきますので、確実なのは郵便局で確認して切手を購入することです。
おわりに
自分で返信用封筒を作成するために必要な準備物や封筒に記載する必要のあるもの、正しい書き方や送り方などを詳しくご紹介しました。
メールやSNSなどでのデータのやりとりが主流になりつつある今だからこそ、郵便という連絡手段は失礼のないよう、マナーをしっかり理解した上でコミュニケーションを取りたいものです。
「ただの返信用封筒だし……」ではなく、正しいマナーで作成し送ることで、相手にとっても自分にとっても気持ちの良いやりとりとなります。
本記事を読みながら、正しい返信用封筒の作成・送付を行ってみてください。
