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経費の意味・勘定科目(項目)や種類を紹介!クレジットカード払い時の処理方法も見てみよう!






経営者・個人事業主の多くの人に発生するのが「経費」です。
経費の額によって、所得税・住民税などの税金額に大きな差が出ます。
しかし、誤った方法で経費計上すると、確定申告後・税務調査時に指摘される場合も…。

そこで今回は、経費の意味を紹介すると同時に、経費計上時に使用される主な勘定科目(項目)、種類などを紹介します。

なお、記事中盤から終盤には現金払いとクレジットカード払い時の処理方法の違いや領収書の保存方法、経費管理におすすめのサービスも載せてあるので、ぜひ参考にしてみてください。

【目次】経費の意味・勘定科目(項目)や種類を紹介!クレジットカード払い時の処理方法も見てみよう!

 

経費の意味とは?

経費は事業で発生した費用のこと

全てが事業関連の経費になるわけではない

経費計上時に利用される主な勘定科目(項目)・種類を紹介!

売上原価

支払賃金

減価償却費

支払家賃

修繕費

通信費

水道光熱費

旅費交通費

接待交際費

消耗品費

雑費

現金・クレジットカードで支払った場合の経費計上方法は?

現金支払い時

クレジットカード支払い時

経費計上のときに大事な「領収書」についても確認しておこう!

手書きの領収書とレシートはどちらが良いの?

領収書はエビデンスと一緒に保管するのが基本

領収書がなくても、経費計上はできるの?

確定申告後(税金支払い後)も、経費に関する資料を保存しなければならない

【最後に】経費管理に役立つサービス(アプリ)を紹介!

1. 会計ソフトfreee(フリー)

2. MFクラウド経費

まとめ

経費に組み入れて良いものは、事業と関連する費用だけ

領収書がないときは、出金伝票で対応する

 

経費の意味とは?

 

女性

 

はじめに、経費の意味について簡単に見てみましょう。

経費計上するときの参考にしていただけると幸いです。

 

経費は事業で発生した費用のこと

 

例えば、飲食業の経営をしていると「材料代、従業員への給料、電気代」など、いろいろな費用がかかります。

これらの費用をひとまとめにしたものを「経費」と呼びます。

なお、プライベートで発生した費用についても経費と呼ぶ人もありますが、一般的には「事業関連で発生した費用」を指すことが多いです。

 

全てが事業関連の経費になるわけではない

 

いくら事業関連の経費だと言っても、認められないケースもあります。

例えば「プライベートの食事代を費用に計上した」、「日常生活品を費用に計上した」などです。

これが事業を行う上でなくてはならない費用でしたら、認められる場合もあります。

 

しかし、プライベートと混同しやすい費用を多額に経費計上すると、税務署員から怪しまれる確率も高くなります。

税務署員によって判断基準も若干異なるので、紛らわしい費用については事業経費にしない方が良いでしょう。

 

 

経費計上時に利用される主な勘定科目(項目)・種類を紹介!

 

お金

 

経費にも色々な種類があります。

この章では、経費計上時に利用されやすい勘定科目(項目)・種類について見てみましょう。

 

売上原価

 

売上原価は、一言で言うと「仕入費用」のことです。

飲食業だと「料理を提供するための食材費」。

製品を作る工場であれば、「製品にかかった原材料」を主に指します。

 

ただ、仕入れたものを全て売上原価に入れて良いわけではありません。

「消耗品費」、「備品」など別の勘定科目で計上するケースもあるので気を付けましょう。

 

支払賃金

 

雇っている人に人件費として支払う勘定科目です(諸手当・ボーナスも含む)。

ただ、派遣会社などアウトソーシングを利用している場合は、給料ではなく「外注費」で計上されるので気を付けましょう(一部例外アリ)。

 

減価償却費

 

減価償却費は固定資産の価値が下がったときに使う勘定科目で、対象となるものは「備品」、「機械装置」、「車両運搬具」、「建物」などです。

例えば、期首に3000万円の建物を購入し1年後(期末)に300万円価値が下がった場合、減価償却費として300万円計上されます。

 

減価償却費の計上方法には「直接法(固定資産の価格から直接控除する方法)」と「間接法(減価償却累計額に積み立てる方法)」があります。

なお、減価償却費を計算する方法として、主に下記2通りの使用が多いです。

 

・定額法

 

定額法とは、毎年同じ金額の減価償却費を計上する方法です。

公式は下記の通りです。

 

「(取得価額-残存価額)÷耐用年数」

 

例えば、取得価額が100万円、残存価額が10万円、耐用年数が9年だと、「(100万円-10万円)÷9年」で毎年10万円の減価償却費が計上されることになります。

ただし、場合によっては途中で耐用年数や残存価額が変わるケースもあるので、ルールに則って計算をしましょう。

 

・定率法

 

定率法とは、償却率を使い減価償却費を計上する方法で毎年の減価償却額は異なります。

公式は下記の通りです。

 

「未償却残高×償却率」

例えば、1年目の未償却残高が200万円で償却率が0.6だと、「200万円×0.6」で「120万円」が減価償却費として計上されます。

 

2年目は、未償却残高80万円(200万円-120万円)に償却率をかけて計算された金額が減価償却費として計上する額になります。

なお、償却率は固定資産によって違うので確認したうえで計算しましょう。

 

支払家賃

 

支払家賃は賃料を支払うときに利用する勘定科目です。

住居兼事務所として利用しているときも、案分(区別)することで経費計上できます。

なお、案分するときは「仕事で使った時間」、「事業スペースとして使っている面積」などを用いて事業分の経費を計上するのが一般的です(ハッキリした計算方法が決まっているわけではありません)。

 

また、支払家賃の場合は当月分の賃料を前月までに支払うケースが多いです。

そのため、次期分の家賃を当期に支払う場合は、当期内で「借方:前払費用××/ 貸方:現金預金」という仕訳で処理した後、次期に「借方:支払家賃××/ 貸方:前払費用××」の振替仕訳を忘れずにしてください。

 

修繕費

 

修繕費は、事業用の建物を修復するときに使う勘定科目です。

建物のリフォームだけではなく、退去時に戻ってこなかった敷金にも修繕費を使います。

なお、住居兼事務所として利用していた建物で修繕費が発生した場合は、支払家賃と同様に案分する必要があるので気を付けましょう。

 

通信費

 

通信費は、インターネット費用、携帯電話代金、郵便物で使用した費用(切手・封筒代など)を計上するときに使う勘定科目です(プライベートの費用と事業経費に案分する必要があります)。

ただ、インターネット費用と携帯電話代金については、利用月の1カ月~2カ月遅れで請求書が送付されるケースが多いです。

決算月に利用した分の請求書が次期に届いた場合は、決算月に「借方:通信費××/ 貸方:未払費用××」で処理した後、次期に「借方:未払費用××/ 貸方:現金××」の振替仕訳を忘れずにしましょう。

 

水道光熱費

 

水道光熱費は、事業で使った「電気代、水道費、ガス代、(ストーブなどの)灯油代」などが含まれます(プライベートの費用と事業経費に案分する必要があります)。

また、通信費と同様に決算月に利用した分の請求書が次期に届くケースが多いので、仕訳処理の際は気を付けてください。

 

旅費交通費

 

旅費交通費は、出張や取材、会議などで発生した旅費・交通費を計上するときに使う勘定科目です。

なお、旅費交通費の場合もプライベートの費用と事業経費を分ける必要があります。

例えば、遠距離への出張が理由で発生した宿泊費は旅費交通費として計上できても朝食代は計上できない(場合によっては経費計上できる場合もある)など、細かくルールが決まっているので要注意です。

 

接待交際費

 

接待交際費は、接待や付き合い、打ち合わせなどで使用した飲食代を経費するときに利用できます(状況によっては、接待交際費以外で計上する場合もアリ)。

ただ、接待交際費を計上できる金額は、会社の規模などによってルールは異なるので確認したうえで計上しましょう。

なお、接待交際費の金額が大きすぎると税務署から指摘される可能性が高くなるので気を付けてください。

 

消耗品費

 

消耗品費は、消耗品を購入したときに使う勘定科目です。

例えば、飲食店だと「食器用洗剤、スポンジ、キッチンペーパー」などが該当します。

また、一部家電においても消耗品費として計上できる(購入上限金額は決まっています)ので覚えておくと良いでしょう。

 

雑費

 

雑費は、主に該当する勘定科目がなかったり一時的に費用計上するときに使います。

ただ、何もかも雑費に計上すると、経費の内容が分かりづらくなるので気を付けてください。

 

 

現金・クレジットカードで支払った場合の経費計上方法は?

 

財布

 

この章からは、現金・クレジットカードで支払った場合の経費計上方法(仕訳方法)をそれぞれ紹介します。

 

現金支払い時

 

現金で支払った場合は、下記の仕訳で処理します。

 

「借方:経費××/貸方:現金××」

 

クレジットカード支払い時

 

対して、クレジットカードを支払った場合は2パターンの処理方法があります(仕訳の方法が異なる場合もあります)。

 

1.事業用の口座から代金が引き落とされるとき

 

クレジットカード利用時(経費発生時):「借方:経費××/貸方:未払金××」

口座から代金が引き落とされるとき「借方:未払金××/貸方:普通預金××」

 

2.プライベート用の口座から代金が引き落とされるとき

 

クレジットカード利用時(経費発生時):「借方:経費××/貸方:事業主借××」

口座から代金が引き落とされるとき「仕訳なし」

なお、下記のことを意識しておくとクレジットカード払いの経費計上もラクになるでしょう。

 

・クレジットカードを使い分ける

 

プライベートの費用と経費を一緒のクレジットカードで支払うと、後々面倒なことになる場合も…。

そのため、プライベート用と経費用のクレジットカードを別々にすると良いです。

 

なお、頻繁に発生する経費については専用のクレジットカードを作ることをおすすめします。

例えば、「ガソリン代専用」、「仕入支払時専用」と、カードを細かく分けておくと経費を確認するときにラクでしょう。

 

・分割払いをしたときには、手数料を前もって計上しておく

 

分割払いの場合、支払手数料が発生することも多いです。

しかし、クレジットカードの明細書が到着してから、どの経費にいくらの支払手数料が発生したか確認するのは面倒ですよね?

 

その煩わしさを減らすために、手数料が発生した日を記録することをおすすめします。

支払手数料の発生した日が分かれば、仕訳処理するときもラクです。

なお、費用と一緒にカード手数料が発生した場合の仕訳は下記の通りです。

 

「借方:経費××、支払手数料××/貸方:普通預金××」

 

ただし、事業と関係ない商品を購入していた場合カード手数料を経費として計上できない恐れもあるので、プライベート分と事業経費分、別会計で支払うことをおすすめします。

 

 

経費計上のときに大事な「領収書」についても確認しておこう!

 

レシート

 

経費計上をするときは、ほとんどのケースで「領収書」が必要となります。

ただ、領収書について日頃考えたことがない人もいると思います。

この章では、領収書に関する疑問・ルールなどについて見てみましょう。

 

手書きの領収書とレシートはどちらが良いの?

 

手書きの領収書とレシートは、どちらでも大丈夫です。

手書きの領収書が良いという方もいますが、レシートに店名・支払日付などの詳細が記載されていれば、問題になることはほとんどありません(記載内容が少ないレシートの場合は、手書きの領収書をもらった方が良いです)。

また、手書き領収書の場合は、下記の内容は書いてもらいましょう。

 

  • 支払った年月日
  • 宛名(自身の領収書だと示すために書いた方が良いです)
  • 支払金額
  • 但し書き
  • 収入印紙(5万円以上)
  • 領収書を発行する側の氏名(事業者含む)、住所

 

なお、手書き領収書をもらうときは「割り印」が押印されているかも確認してください。

 

領収書はエビデンスと一緒に保管するのが基本

 

領収書は事業のために発生した費用だと証明するために、「エビデンス(仕事の資料など)」と一緒に保管するのが必須です。

とくに、飲食代の場合は要注意。

なぜなら、領収書のみの保管だと「プライベートの食費では?」と税務署員から疑われるケースがあるからです。

 

経費計上する以上、事業関係で発生した飲食代ということを示す必要があります。

例えば、飲食店で会議したのであれば、会議日程が記載されているメール文章を。

記事執筆のために支払った場合は、執筆記事の概要が示してある資料を領収書と一緒に保管しておくと、事業で発生した経費だと認められやすいので覚えておきましょう。

 

領収書がなくても、経費計上はできるの?

 

領収書がなくても経費計上は可能です。

ここでは2パターンを紹介します。

 

口座引き落としが理由で領収書がない場合

 

口座引き落としの場合は、通帳の履歴を領収書代わりに保管しましょう。

なお、通帳の履歴を保管するときには「引き落とし年月日、引き落とし先、金額」が分かるようにしてください。

また、家賃支払いなど毎月の引き落とし額が一定の場合は、契約内容も一緒に保管しておくと良いでしょう。

 

現金で支払ったけど、領収書がない場合

 

現金払いのときは「出金伝票」を使うケースが多いです(出金伝票とは、現金支払いで発生した取引を記載するときに使う伝票です)。

なお、出金伝票には下記内容を記載します。

 

  • 取引年月日
  • 支払先
  • 勘定科目(借方に記載する科目)
  • 摘要(支払った理由)
  • 金額

 

ただ、出金伝票もエビデンスと一緒に保管してください。

そうしないと、経費として認められない確率が上がるので気を付けましょう。

 

確定申告後(税金支払い後)も、経費に関する資料を保存しなければならない

 

確定申告が終わったからといって、経費に関する資料を処分してはいけません。

領収書は5年間の保管義務があります(帳簿などは7年間の保管が必要です)。

しかし、経費の資料でも種類によって保管年数は違うので、まとめて7年間保管することをおすすめします(白色申告・青色申告問わずに保管義務はあります)。

 

 

【最後に】経費管理に役立つサービス(アプリ)を紹介!

 

タブレット

 

最後に、経費を管理するときに役立つサービス(アプリ)を2つ紹介します。

確定申告時にも役立つので、ぜひ利用してみてください。

 

1.  会計ソフトfreee(フリー)

 

freeeは、クラウド上での会計処理システムを広めた立役者だといって良いでしょう。

クレジットカードや銀行口座を登録すれば、自動で利用明細を取得してくれます。

 

さらに、請求書発行から経営分析まで機能がたくさんあるので便利。

その他、プランも数種類準備されている(個人事業主用、法人用)のでご自身に合うプランを選んで使ってみてください。

 

2.  MFクラウド経費

 

MFクラウド経費は、「レシートの自動読み取り」、「経費の申請・承認」、「仕訳の自動入力」など、便利な機能がたくさんついているアプリです。

オペレーターが代わりに入力してくれるサービスもあるので、時間がない人にもおすすめできます。

また、ICカードを利用して電車やバスを使っている人は、ICカードの情報を登録しておくと支払った分のデータが反映されるので使ってみてください。

 

 

まとめ

 

経費に組み入れて良いものは、事業と関連する費用だけ

 

支払った費用を全て経費に入れて良いわけではありません。

事業と関連する費用だと思い経費計上しても、税務署に事業と関連していない費用だと判断されると経費にならないので気を付けてください。

また、事業規模・売上額によって経費として認められる金額が異なる場合もあるので注意しましょう。

 

領収書がないときは、出金伝票で対応する

 

領収書がなければ、出金伝票を使うことも可能です。

必要事項を記載すれば、経費計上できます。

ただ、エビデンスがない場合、経費として認められないケースがあるので気を付けましょう。

 

 

経費計上のルールはグレーゾーンになっている部分もあるので、税務署員によって判断基準は異なります。

確定申告後・税務調査時、トラブルに巻き込まれないためにも、誰が見ても納得する方法で経費計上することをおすすめします。

 

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