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領収書の書き方を見てみよう!但し書き・宛名・収入印紙・再発行のルール、テンプレートが使えるサイトも紹介!






領収書は個人事業主にとっても大事な書類です。貰う側からすると、領収書が経費を使ったときの証明になり節税にも役立ちます。
しかし、いくら仕事の経費でも領収書に記載してある内容によっては、税務調査時に経費の対象外とされる場合も…。

顧客を困らせないためにも、領収書発行時のルールを覚えておくことは大事です。
そこで今回は、但し書き・宛名・収入印紙・再発行など領収書の書き方やルールについて紹介したいと思います。

なお記事終盤には、領収書のテンプレートを使えるサイトも載せてあるのでお見逃しなく!

【目次】領収書の書き方を見てみよう!但し書き・宛名・収入印紙・再発行のルール、テンプレートが使えるサイトも紹介!

 

領収書とはどんなものか見てみよう

領収書は費用の支払内容を証明する書類

領収証と言う人もいますが、意味はほとんど同じ

領収書の内容によっては経費計上されない場合も…

領収書の書くときに抑えたい9つのポイントを紹介

1.領収書だと分かるようにする

2.支払いが発生した日付を明記する

3.正確な支払金額を明記する

4.但し書きは詳しい内容を記入する

5.誰宛に発行した領収書なのかを明確にする

6.領収書の発行元を明記する

7.支払金額が高額な場合は、収入印紙を領収書に貼付する

8.印鑑(割り印)を押す

9.領収書の控えを持っておく

領収書の控えを保管した方が良い理由とは?

1.税法上のルールだから

2.支払った側が領収書の金額を書き換えたときの証拠になる

領収書の再発行はしても良いの?

1.領収書に再発行した旨を記録しておく

2.再発行した領収書を紛失しても、発行できない旨を伝える

テンプレートを使って領収書を作成すると、作業の効率化が図れる

1. MF(マネーフォワード)クラウド請求書

2. MISOCA

3. board

【最後に…】領収書発行でやってはいけないことは?

1.領収書にウソの内容を記載する

2.架空の領収書を発行する

まとめ

領収書を書くときにルールは守ろう

領収書のテンプレートを使うと手間が省ける

 

領収書とはどんなものか見てみよう

 

レシート

 

領収書って本来はどんなものなのかと気になる人もいると思います。

そこで、書き方のポイントを見る前に、まずは領収書がどのようなものなのかを簡単に見てみましょう。

 

領収書は費用の支払内容を証明する書類

 

領収書は、何かを支払ったときの証拠としてもらう書類のことで、その中にはレシートも含まれます。

手書きの領収書とレシートを別々にしている店舗が多いですが、現在では手書きの領収書を作成せずに「レシート兼領収書」の形にしている店舗もあります。

 

領収証と言う人もいますが、意味はほとんど同じ

 

領収書を領収証と呼ぶ人もいますが、意味はほとんど同じです。

敢えていうならば、領収書は「領収関連の書類」で、領収証は「領収をした証拠書類」というぐらいなので、それほど気にする必要はないでしょう。

 

領収書の内容によっては経費計上されない場合も…

 

領収書があれば、何でも経費計上されるわけではありません。

いくら仕事に関係する経費だったとしても、領収書の記載内容によっては税務調査時に却下されるケースも。

そのため、領収書の書き方を覚えるのは大事なことなのです。

 

 

領収書の書くときに抑えたい9つのポイントを紹介

 

書類

 

この章からは、いよいよ領収書を書くときのポイントを9つご紹介します。

領収書を発行するときの基礎なので、最初は覚えることが多いかもしれませんが、場数を踏むと慣れてくるので実践してみてください。

 

1.領収書だと分かるようにする

 

領収書を発行する際は、「領収書」と明記された書類か確認しましょう。

このときの注意点が、「請求書」と明記された書類を発行しないということです。

 

「領収書」はお客様からお金をいただいたときに発行しますが、「請求書」はお客様へ支払いをお願いするときに発行する書類です。

つまり、「請求書」だけでは本当に支払いがあったか証明することはできません。

2つの違いを理解したうえで、領収書を発行しましょう。

 

2.支払いが発生した日付を明記する

 

支払い日の記載を忘れてはいけません。

例えば、お客様へ平成△年3月30日に渡す商品の代金を、前もって平成△年3月10日に受け取った場合、領収書の日付は「3月10日」にする必要があります。

ちなみに、店舗側の会計処理は下記の形です。

 

3月10日:(借方)現金××/(貸方)前受金××

3月30日:(借方)前受金××/(貸方)売上××

 

ただし、売上が計上される日は支払日とは別日なので、会計処理には気を付けましょう。

 

3.正確な支払金額を明記する

 

正確な支払金額を明記するのも忘れてはなりません。

とくに、消費税額を領収書に分かりやすく明記するのは大事です。

なぜなら、確定申告時に消費税の申告をする必要があるからです(一部事業者除く)。

 

※合わせて読みたい:  個人事業主必見!確定申告の方法、期限や必要書類を解説。医療費などの控除を利用し、所得税や住民税を節税しよう!

 

消費税の明記をハッキリ行わないと、税務調査時に調査官から疑われることもあります。

また、金額を明記するときも改ざん防止の意味を込めて、金額の一番前に「¥」、一番後ろに「-」、3ケタごとに「,」を入れるのも忘れないでください(例.¥50,000-)。

 

4.但し書きは詳しい内容を記入する

 

但し書きも詳しく記載した方が良いでしょう。

「ご飲食代」、「品代」など簡単に記載してある領収書も多いですが、その状況だと経費計上されないことも。

「ご飲食代(会議費)」、「品代(〇〇<商品名>の購入)」と詳しく書きましょう。

詳細な明記であれば、業務上で発生した費用だと証明しやすくなるので良いです。

 

5.誰宛に発行した領収書なのかを明確にする

 

領収書を誰宛に発行したのか明確にするのも重要です。

ときどき「上様」と明記するケースもありますが、誰に向けて発行した領収書か分からないので控えましょう。

会社名を書くときには「〇〇株式会社 ××様」と、個人名で書く場合はフルネームで記入すると、誰宛の領収書か分かりやすいのでおすすめです。

 

6.領収書の発行元を明記する

 

どこから領収書が発行されたかを明記するのも忘れないでください。

その際、「領収書を発行した店名・住所・電話番号」などがあると良いでしょう。

 

発行元を明記しないと、領収書を受け取った側で何か不正が発覚したときに支払先へ調査しに行きたいと思っても、場所の特定までに時間がかかります。

税務署員がスムーズに調査できるように、あらかじめ心がけておきたいものです。

 

7.支払金額が高額な場合は、収入印紙を領収書に貼付する

 

支払金額が5万円を超えた場合は、収入印紙を領収書に貼付しなければなりません。

収入印紙の金額は下記の通りです。

 

  • 5万円未満のもの→非課税
  • 5万円以上100万円以下のもの→200円
  • 100万円を超え200万円以下のもの→400円
  • 200万円を超え300万円以下のもの→600円
  • 300万円を超え500万円以下のもの→1,000円
  • 500万円を超え1,000万円以下のもの→2,000円

 

収入印紙を貼るときは印鑑(消印)を押すのを忘れずにしましょう。

理由は、収入印紙の使いまわしを防ぐためです。

不正を防ぐために「この収入印紙は使用済みですよ」とアピールする必要があるのです。

 

ただ、クレジットカード払いになると収入印紙を貼付する必要はなくなります。

その場合は、領収書に「クレジットカード払い」とハッキリ明記する必要があります。

この一文が書かれていないと、収入印紙の貼付義務が発生するため気を付けてください。

 

8.印鑑(割り印)を押す

 

レシートと手書きの領収書の2枚を発行するときには、必ず「割り印」を押しましょう。

割り印を押す理由は、レシートと手書きの領収書がセットになっていることを示すためです。

 

なお、押印するときには領収書の上にレシートを重ね、2枚ともに印鑑の跡が付くように押してください。

領収書を渡した顧客から「領収書をもらっていない」と言われても、押印したときのレシートが証拠となるので使い勝手も良いでしょう。

 

9.領収書の控えを持っておく

 

領収書の控えを保管するのも大事です。

複写式であれば、手書き領収書を作成するときも楽です(印鑑は複写されないので注意してください)。

文房具屋などへ行くと手に入ります。

 

 

領収書の控えを保管した方が良い理由とは?

 

領収控え

 

「領収書は渡しさえすれば、控えを保管する必要はない」と思っている方もいるかもしれませんが、領収書の控えでも保管しておいた方が良いです。

その理由は2つあります。

 

1.税法上のルールだから

 

個人事業主として事業を行っている以上、領収書の控えは税法上保管する義務があります。

状況によって保管期限は若干異なりますが、「7年」保管すれば問題ないでしょう。

 

普段は領収書の控えを見ることはないかもしれませんが、税務調査が入ったときにはチェックされる確率が高いです。

指摘されると余分な税金を支払わなければならないので気を付けてください(程度・状況によって金額は変わります)。

 

2.支払った側が領収書の金額を書き換えたときの証拠になる

 

領収書を受け取った人が金額の書き換えをするケースがあります。

場合によっては、領収書を発行した店舗に調査官がやってくる場合も…。

 

ただ、そのときに領収書の控えを保管しておけば、店舗側で金額を書き換えていない証明にもなります。

自分の身を守る意味でも、領収書の控えは武器になるので覚えておきましょう。

 

 

領収書の再発行はしても良いの?

 

領収

 

領収書の再発行はできますが、おすすめしません。

なぜなら、領収書を持っているにも関わらず再発行の依頼をしている場合があるからです。

経費の二重・架空計上などで悪用される可能性もあるので、領収書を渡したときに再発行できない旨を伝えておくと良いでしょう。

 

ただ、それでも依頼されるケースはあります。

その場合は、下記内容に従って再発行してみてください。

 

1.領収書に再発行した旨を記録しておく

 

再発行した領収書だとわかるように、「再発行」などの文言を入れましょう。

再発行の領収書を渡した日付や理由なども記録しておくと、税務調査時に再発行の領収書について質問をされても回答しやすくなるのでおすすめです。

 

2.再発行した領収書を紛失しても、発行できない旨を伝える

 

顧客によっては、同じ領収書を2回紛失する人もいます。

なかには、「1度再発行してくれたから、2回目も大丈夫」という気持ちになっている場合も…。

これを防ぐために、次は再発行できない旨を伝えておくのも1つの手です。

 

 

テンプレートを使って領収書を作成すると、作業の効率化が図れる

 

パソコン

 

会社によっては、A4サイズの紙に取引先の住所・電話番号など細かい情報を記載した領収書を作成しなければならないケースもあると思います。

正直、一から領収書をつくるのは面倒ですよね?

 

そこで、あらかじめ作成してある領収書のテンプレートを使えるサイトを紹介します。

法人・個人事業主問わず利用できるサイトなので、試してみてください。

 

1.  MF(マネーフォワード)クラウド請求書

 

サイト名には請求書と付いていますが、領収書のテンプレートも含まれています。

なお、領収書のテンプレートは全74種類ある中から選択できるので、自分好みのものを選ぶ楽しさがあります。

領収書以外にも「請求書」、「見積書」、「納品書」、「送付状」のテンプレートも選べるので、業務に役立つことでしょう。

 

2.  MISOCA

 

領収書だけで100種類のテンプレートがあります。

会計ソフトで有名な弥生株式会社が関わっているサイトなので、安心して利用できると思います。

 

また、MISOCAでは取引先が支払いを怠ったときにMISOCAが補償してもらえる「回収保証サービス」も展開しています。(取引先によっては利用できないケースもあります)。

いろいろな機能があるので、ぜひおすすめしたいです。

 

3.  board

 

boardでも、領収書作成ができる機能が付いています。

領収書の種類は少ないですが、「見積書、請求書、納品書、検収書、発注書」などの作成も行ってくれます。

 

さらに、会計処理を基に経営分析などをする機能も付いているので、あなたの会社に役立つところもあるはず。

作業の効率化を進めたい人は使ってみてください。

 

 

【最後に…】領収書発行でやってはいけないことは?

 

ストップ

 

領収書発行の際に、やってはいけない内容が2つあるので覚えておきましょう。

 

1.領収書にウソの内容を記載する

 

領収書にウソの内容を記載するのはNGです。

具体例を出すと「1万円しか支払ってもらっていないのに領収書に5万円と書く」、「支払発生した年月日をごまかす」などです。

中には顧客との付き合いで嘘の金額を明記する人もいるようですが、税務調査によって過去の帳簿を調べられてバレます(100%ではないにしろ、高確率でバレます)。

 

特に顧客から直接お金を受け取る店舗(飲食店などの小売店)だと支払い記録が残りづらいため、念入りに税務調査される場合もあります。

頼まれてやったとしても、共犯には変わりないなので絶対にしないようにしてください。

 

2.架空の領収書を発行する

 

実際にお金を支払ってもらっていないのに、架空の領収書を発行するのもやめましょう。

稀に金額が記載されていない白紙の領収書を渡す人もいるようですが、不正会計の元となります。

さらに、この事実が他人に漏れるといろいろな顧客が架空の領収書を求めにやってくることもあります。

被害を被らないためにも、支払ってもらった分のみ領収書を発行しましょう。

 

 

まとめ

 

領収書を書くときにルールは守ろう

 

顧客が税務署員に対して仕事関連の領収書だといっても、記載内容によっては税務署から経費として認められないケースもあります。

最悪の場合、顧客からの信頼を失う場合も…。

事業を衰退させないためにも、書き方には十分気を付けましょう。

 

領収書のテンプレートを使うと手間が省ける

 

エクセルやワードなどで領収書をつくらなければならない場合は、テンプレートを使うと短時間で作成できます。

いろいろな種類のテンプレートを提供しているサイトもあるので、ぜひ使ってみてください。

 

 

領収書は、経費を証明するために大事な書類です。

ぜひ領収書の書き方をマスターし、税務トラブルに巻き込まれないよう心がけてみてください。


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