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ビジネスマナーの基礎!名刺交換で知っておきたいマナーや裏テクを紹介!






社会人であれば誰もが通る道である「名刺交換」

実は名刺交換にも細かいマナーがたくさんあることを知っていますか?

名刺交換は、言わば「挨拶」のようなもので出来て当然のことです。

そのため、マナーを知っておかないと仕事に悪影響を及ぼす可能性もあります。

そこで今回は、名刺交換の際に気を付けたいマナーや自分の名刺を作成をする際のコツをご紹介します。

名刺交換のマナーを押さえれば、相手からの心象が良くなることに繋がるはずです。

たかが名刺交換とは侮らず、基礎からしっかりと身に付けるようにしましょう。

【目次】

 

名刺交換のマナーを知らないとマズい理由とは

名刺交換の正しいマナーとは?

1.名刺入れから自分の名刺を出す

2.名刺を交換するときは、テーブルを挟んで行わない

3.名刺を渡すタイミング

4.名刺入れと名刺の向き・渡すときの高さ

5.名刺を受け取るときは「頂戴いたします」の一言を添える

6.名刺を受け取った際に読めない漢字があれば聞いておく

7.複数人で名刺交換をする際は順番に気を付ける

8.海外の方が持っている名刺はサイズが違う場合も

9.食事中に名刺交換をする場合も丁寧に

名刺交換後の対応

1.名刺は名刺入れの上に置く

2.相手から頂いた名刺に書き込まない

3.商談が終わるまでは名刺を片付けない

ビジネスチャンスを広げる名刺管理に便利なアプリ

1. Eight

2. Wantedly People

名刺作成を一工夫しよう!

1.希少性を出す

2.プロフィールを記載

3.手書きのメッセージを一言添える

名刺交換のマナーまとめ

名刺交換であなたの印象が決まる

名刺交換には細かい気配りがたくさん詰まっている

 

名刺交換のマナーを知らないとマズい理由とは

 

不安

 

社会人になると名刺交換をする機会が日常的なものとなります。

もし名刺交換のマナーがなっていなければ、相手からの信頼を得にくくなってしまうことでしょう。

また、会社員であれば勤務先が名刺に記載されていますので、場合によってはあなたが勤務している会社の印象まで悪くなってしまうことがあります。

 

ただ、近年では名刺交換のマナーはそこまで重要視されることもなくなってきました。

名刺交換が出来ないからという理由で、打ち合わせが破談になるということも考えにくいです。

しかし、名刺交換は社会人としては常識となっているため、出来なければ恥ずかしいことは間違いありません。

 

これはビジネスマナー全般に言えることですが、最低限のやり方ぐらいは知っておいて損はないでしょう。

型を破るためにはまずは型を知ることから始めるのが良いと思います。

本記事では、名刺交換の正しいやり方について解説します。

 

 

名刺交換の正しいマナーとは?

 

名刺ホルダー

 

「メラビアンの法則」によると、人は第一印象の55%を目で判断していると言われています。

その中には、相手の表情だけではなく身体の動作も入ります。

つまり、名刺交換をする際の立ち振る舞いも、第一印象に大きく影響を与えるのです。

ここでは、名刺交換の正しいマナーや注意点を紹介します。

 

1.名刺入れから自分の名刺を出す

 

お財布や定期入れなどからではなく、名刺は名刺入れから出しましょう。

名刺入れは、100円ショップで購入できるものもあれば、数万円するブランド品までたくさんの種類があります。

 

ただ、名刺入れも相手が目にするものなので、汚れが付きにくいものを使うといいです。

名刺入れによっては、指紋や手垢が付きやすいものもありますので、名刺交換をする前に呼ぼれを落としておくようにしましょう。

 

2.名刺を交換するときは、テーブルを挟んで行わない

 

名刺交換をする際に、テーブルを挟んで行うのもマナー違反です。

仮に座っていたとしても、一度立ち上がり、テーブル横で名刺交換を行いましょう。

状況によってはテーブルを挟んで名刺交換をすることもあるのですが、その際は「テーブル越しで失礼致します」と一言添えるようにしましょう。

 

時には、飲食店や喫茶店など他のお客様が行き来している場所で商談をすることもあります。

そのような場合は、他のお客様が通路にいない時に名刺交換をするようにしましょう。

また、席を選ぶ際も入口付近だと人通りが多いため、奥の座席へ座る(ただし席の近くにトイレがある場合は避ける)のも一つのコツです。

 

3.名刺を渡すタイミング

 

名刺を渡すタイミングも、時と場合によって違います。

自分から営業をかける際は先に名刺を渡します。

逆に、相手から営業を受ける場合は後に名刺を渡しましょう。

例えば、営業で企業を訪問している場合は、企業へ依頼している側なので先に名刺を渡すのが基本です。

 

4.名刺入れと名刺の向き・渡すときの高さ

 

名刺交換の目的は、あくまで自分の存在を知ってもらうことなので、名刺を渡す際の名刺の向きは、渡す相手に向けてください。

自分の方向へ名刺を向けていると、相手が読みづらく大変失礼にあたります。

ちなみに、人によっては名刺が縦型か横型のパターンがあると思いますが、仮に自分が横型で相手が縦型の場合、貰う際は名刺入れを縦にして受け取るようにしてください。

 

名刺入れについては相手に正面を向ける必要性はないので、自分の方に向けたままでも大丈夫です。

ただ、名刺入れにロゴがある場合は相手の方に向けてあげると綺麗に見えますよ。

 

また、名刺を渡す際も相手が名刺を差し出してきた場所より低い場所で差し出すことも忘れてはなりません。

そうすれば、へりくだって相手に敬意を表しているのが相手に伝わります。

これと似たようなマナーとしては、お酒を乾杯する時に、グラスを相手よりも低くするというようなものがありますね。

 

5.名刺を受け取るときは「頂戴いたします」の一言を添える

 

例えば、あなたが名刺を渡した際に、相手が何も言わず名刺を受け取ったとしたら「無愛想な人」だと思うかもしれません。

第一印象が良くないので、名刺を頂く際は「頂戴いたします」と言いながら名刺をもらいましょう。

 

名刺を頂く際も、両手で受け取るのが大前提です。

ただ、相手によっては名刺を同時交換する場合もありますので、その際は右手で受取ります。

その他、名刺を受け取る際は相手の会社名や名前に指がかからないようにするのも忘れないようにしましょう。

名刺は相手の分身だと思えば、丁重に扱えるようになります。

 

6.名刺を受け取った際に読めない漢字があれば聞いておく

 

難しい漢字や、何通りもの読み方ができる漢字が名前や企業名に使われていることもあります。

名刺に振り仮名が振ってあれば気にすることはないのですが、全ての名刺がそうとは限りません。

 

そのため、読み方が分からない部分は積極的に聞くようにしてください。

○○様、○○会社などと発言する際に、間違った名称で言い続けるのは失礼です。

 

7.複数人で名刺交換をする際は順番に気を付ける

 

商談をする際、2対2というように複数人で名刺交換をする場合もあるでしょう。

その場合、基本的に役職が上の人から名刺を渡します。

例えば、A会社の部長と課長がB会社の部長と課長宛に訪問した場合は、名刺交換をする順番は下記の通りです。

 

A会社の部長とB会社の部長

A会社の部長とB会社の課長

A会社の課長とB会社の部長

A会社の課長とB会社の課長

 

間違っても、取引先の課長と名刺交換をした後に部長と名刺交換をしてはなりません。

マナー違反となり心象を悪くしてしまう可能性があります。

ただ、順番に拘りすぎて名刺交換に時間を割きたくない人もいるため、複数人でも役職に関係なく名刺交換をする方もいらっしゃいます。

その場の流れを読みながら名刺交換をするようにしてください。

 

なお、複数人から名刺を受け取る際は、名刺をもらう度に名刺入れの裏側に持っていき指で挟みます。

間違っても、名刺入れの表面に名刺を重ねていくことはしないようにしましょう。

 

8.海外の方が持っている名刺はサイズが違う場合も

 

海外だと日本と名刺サイズが違う場合もあります。

そのため、一般的な名刺サイズより一回りサイズが大きい名刺入れを持っておくと安心です。

海外の方と商談をするときだけではなく、日本においてもそのような場面に出くわす場合もあるため注意が必要です。

 

9.食事中に名刺交換をする場合も丁寧に

 

立食パーティーや交流会系のイベントで名刺交換をする機会もあるでしょう。

その際、お皿やグラスを持ちながらの名刺交換は失礼に当たります。

大人数に名刺を渡す時は面倒かもしれませんが、一回一回お皿とグラスをテーブル上に置き、必ず両手で受け取るようにしてください。

また、テーブル上に液体や料理がこぼれている場合もありますので、受け取った名刺は綺麗な場所に置く、もしくは相手の所属と名前を覚えて名刺入れの中にしまうよう心掛けましょう。

 

 

名刺交換後の対応

 

会議室

 

名刺交換をした後も、あなたがどういう風に名刺を取り扱うか観察している場合もあり気が抜けません。

そこで、名刺交換後にどういう風に相手の名刺を取り扱うべきか見ていきましょう。

 

1.名刺は名刺入れの上に置く

 

名刺を受け取った後は、名刺入れの上に取引先から受け取った名刺を置きましょう。

テーブルの上に直接名刺を置いていると、人からもらった名刺を粗末に扱っている印象が付くこともあります。

ただ、複数人から名刺をもらう場合もあるので、その際は役職が一番高い人の名刺を名刺入れの上に置き、その他の人の名刺はテーブルの上に直接置いても大丈夫です。

 

2.相手から頂いた名刺に書き込まない

 

名刺は相手の分身だと思えば、相手の名刺に何かを書き込むことは失礼だとわかりますよね。

もし名刺に書いてある相手の名前が分からず振り仮名を振りたい場合でも、自分が所有しているメモ用紙やPCに記入するようにしましょう。

どうしても名刺に記入をしたいという人がいれば、その旨を相手に伝えて承諾を得てからするのがマナーです。

 

3.商談が終わるまでは名刺を片付けない

 

基本的に、商談が終わるまでは名刺を机上に出しておきます。

また、名刺を片付ける際も相手が片付けた後、名刺入れの中にしまいましょう。

その際に改めて「頂戴いたします」と一言添えて名刺入れの中にしまえると良いですね。

間違っても名刺をポケットや財布の中に入れないようにしてください。

 

 

ビジネスチャンスを広げる名刺管理に便利なアプリ

 

社会人の中でも外部の人と接する機会の多い仕事をしている方は、数えきれないほど多くの名刺をもらっています。

以前会った方へ久しぶりに連絡をしようとして、連絡先がわからずこれまでもらった名刺の山をあさるなんてことはしたくないですよね。

そんな時に便利なのが名刺管理系のサービスです。

アプリやWEB上で名刺を管理し、スムーズに取引先と連絡を取ることが可能となります。

 

1. Eight

 

名刺管理系のサービスの中では圧倒的に支持されているもので、ユーザーが100万人以上もいます。

使い方はシンプルで、頂いた名刺をスマホで撮影するだけです。

その後、Eight側で手入力をしてアプリ内に名刺データを作成してくれます。

登録された名刺はまとめられ、A-Z順や日付ごとに一覧で見ることができたり、自分でラベルを作成してグルーピングもできます。

 

また、Eightで繋がった相手が転職や昇進、異動などで名刺を変えた際、名刺が変わった旨を通知で受け取ることが可能です。

久しぶりに連絡を取る口実が出来たり、新たなビジネスチャンスに発展することもあるので、積極的に活用していきましょう。

 

eight

Sansan, Inc.

eight iOSアプリ

eight androidアプリ

 

2. Wantedly People

 

ソーシャルリクルーティングサービスでお馴染みの「 Wantedly 」が展開する名刺管理サービスです。

Eightと違う特徴としては、名刺をすぐにデータ化できるという点です。

Wantedlyは手入力ではなく、同時に10枚の名刺を人工知能がデータ化してくれるので、スピーディーに処理することができます。

使うほどに人工知能が学習してくれるため、名刺のテキスト化精度が高まっていきます。

 

特に素晴らしい機能は、登録した名刺情報の一覧をCSVでダウンロードできるところ。

これを活用して簡単にメーラーに登録したり、メルマガを配信したりすることができるので、ビジネスチャンスを一気に広げることができます。

ちなみに、先程ご紹介した「Eight」から名刺データをインポートできるので、どちらも試してみてお好みの方を使って貰うのが良いと思います。

 

wantedly_people

Wantedly, Inc.

wantedly_people iOSアプリ

wantedly_people androidアプリ

 

 

名刺作成を一工夫しよう!

 

名刺

 

数百枚、数千枚と名刺をもらっている人だと、相手の顔と名刺が結びつきづらくなります。

そこで大事になるのが名刺のインパクトです。

 

名刺交換から数ヶ月後でも「そう言えば△△さんがいたな~」とあなたを思い出してもらうための工夫しなければ、仕事は取りづらいです。

最後の章では、筆者も実践している3つのコツを紹介します。

 

1.希少性を出す

 

筆者は現在札幌市に住んでおり、札幌市内に住んでいる人は、北海道・東北出身の人が多いです。

そこで筆者は、名前の前に「山口県出身」と記載しています。

 

北海道であまり山口県出身の人と出会ったことがないため、北海道の人からすると印象に残りやすいと思っています。

その他にも、趣味の欄に「座禅」と記載するなど、他の人が記載しないと思う内容を名刺に載せるとアイスブレイクにもなって良いでしょう。

 

2.プロフィールを記載

 

名刺にプロフィールを記載すれば、相手が共通点を見つけやすくなります。

それによって距離が縮まるかもしれません。

 

3.手書きのメッセージを一言添える

 

名刺の裏側に一言メッセージを添えるだけで、誠実さや丁寧さを相手にアピールできるので、あなたの印象が良くなる可能性も高いです。

例えば「○○については極めているのでご相談ください」あるいは、「本日はお忙しい中ありがとうございました」という文章があってもいいかもしれません。

自分の字に自信がない人でも、ゆっくり丁寧に書くことで相手に想いが伝わるはずですよ。

 

 

名刺交換のマナーまとめ

 

男

 

名刺交換であなたの印象が決まる

 

名刺交換は、営業活動を成功させる際に大事なことです。

もし名刺交換で良い印象を与えられれば、心を開いてくれる確率が上がることでしょう。

逆に悪い印象であれば、あなたがいくら良い情報を提供しても聞き入れてくれないかもしれません。

 

名刺交換には細かい気配りがたくさん詰まっている

 

「たかが、名刺交換。されど、名刺交換。」です。

一つ一つの動作は細かいですが、それができてこそ最低限の社会人としてのマナーを身に付けることに繋がるのです。

 

 

名刺交換が相手に与える印象は意外と大きかったりします。

いくら売り込む製品が良かったとしても、販売する人にお客様が魅力を感じなければ売上にはなりません。

ビジネスを拡張・成功させる人間になるためにも、名刺交換を極めてみてくださいね。


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