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件名から締めまで英語メールはこれでバッチリ!英語のビジネスメールの送り方や頻出フレーズを解説






英語のやりとりをする取引先ができたなど、突如英文のメールを送らないといけなくなった時、「どうやって文章を組み立てれば?」「そもそも、どう書き出すべき?」と戸惑いを覚える方は多いのではないでしょうか。

今回は、そんな英語メールに関する「困った!」を解決する便利なフレーズと英文メール作成におけるポイントをご紹介。

なかなか難しく感じられる英文メールですが、基本の流れとよく使うフレーズを覚えておけば怖くありませんよ!

【目次】件名から締めまで英語メールはこれでバッチリ!英語のビジネスメールの送り方や頻出フレーズを解説

 

悩みがちな英文メール。基本さえおさえれば怖くない!

基本の流れをおさらい

〜基本の流れ〜

1. 件名

〜件名を書く際のポイント3ケ条〜

〜ポイントを踏まえた件名の例〜

〜迷惑メールフォルダに入っちゃう?!NGな件名〜

〜状況によって使える表現〜

2. あいさつ

〜担当者の性別や人数、ポジションに応じた宛名の書き方〜

〜あいさつ文の書き方例〜

3. 要件

〜まずはメールを送った目的から書いてみよう〜

〜送りました〜

〜受け取りましたか?〜

〜受け取りました〜

〜添付ファイルの説明をする〜

〜先方にお願いする〜

〜良いニュース・感謝や喜びの気持ちを伝えたい時〜

〜悪いニュース・申し訳ない気持ちを伝えたい時〜

〜文末の文章〜

4. 結びの言葉

〜先方が顔見知りの場合〜

〜先方とは初対面、宛先が複数である場合〜

英文メール基本構造と便利なフレーズを把握して、英文メールをスマートに送ろう!

 

悩みがちな英文メール。基本さえおさえれば怖くない!

 

don't worry you can write!

 

どんな業種でも、近年の国際化の流れで何かと海外企業とのつながりが増えてきた!という勤務先にお勤めの方も増えてきているようです。

なかには「社内英語化」など、国内の会社でも社内の公用語を英語にしているところもありますよね。

英語のオーラルコミュニケーションだけでなく、メールも英語に対応しなくてはならず困っている方もいらっしゃるのでは?

 

いざ英文メールを送るとなると、言い回しやビジネス英語がわからなくなり、「どうしよう、簡単な要件なのに英語のメールが全く打てない!」「この表現は失礼にあたる?あたらない?」など、本来の日本語メールでは悩まなくてもよかったことで悩んでしまい、メールが全く作成できなくて困ることも。

 

本記事では、なにかと悩みがちな英語のメール作成方法をご紹介。

筆者も、ビジネスでよく海外の方とオンラインでやりとりしていましたが、日本語にはない書き方や言い回しに振り回され、困った思い出が多々あります。

そんな実体験も踏まえて、英語でのメール作成方法を基本からご紹介します。

基本のルールや言い回し、メールの流れさえ把握しておけば、英文メール作成も怖くはありませんよ!

 

 

基本の流れをおさらい

 

email structure

 

まずは、どんな流れで英文メールを構成するべきなのか把握しておきましょう。

 

〜基本の流れ〜

 

1. 件名

2. あいさつ

3. 要件

4. 結びの言葉

 

という流れです。

そう、日本語の ビジネスメール と同じような構成ですね!

では、この基本の流れにそって、便利なフレーズやポイントをご紹介します。

 

 

1. 件名

 

subject

 

件名は英文メールのパートのなかでも最も大事であるといっても過言ではありません。

どんな件名をつけるべきなのかに留意して考えてみましょう。

 

〜件名を書く際のポイント3ケ条〜

 

件名を書く前に、この3ケ条をチェック!

 

1. 長い件名は禁物。シンプルイズザベスト!

 

せめて、多くても10語以内におさめておくのが良いでしょう。

日本のビジネスメールの件名と同様に、英文メールの件名もあまり長いとすごく見辛いです。

 

2. 日時などのご案内などは件名に「数字」「固有名詞」を入れてより具体的に!

 

日時や時間、価格などの内容が含まれるメールの場合は特に、数字を入れておくとベターです。

また、場所などの場合は場所名などを入れると良いでしょう。

 

3. 単語の頭文字は基本的に大文字(ただし例外あり!)

 

atやtheなどの「前置詞」や、aやanなどの「冠詞」、andやbutなどの「接続詞」は小文字で表記します。

 

〜ポイントを踏まえた件名の例〜

 

・Request Concerning for Your Invoice(No.12345)

「請求書(請求書番号12345)に関するお願い」

 

・Invitation for "Tokyo 21st Century Project Party" on 19th Dec

「12月19日の東京21世紀プロジェクトパーティーへのお誘い」

 

〜迷惑メールフォルダに入っちゃう?!NGな件名〜

 

せっかく書いた英文メール。

あまりに件名がシンプルだと、せっかくタイプした英文メールが相手の迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあります。

せっかくの英文メールがスパム認定されないよう、こんな件名は作らないようにしましょう。

 

・About Invoice(請求書の件)

・Appointment(予約)

・About Meeting(ミーティングの件)

・Hurry!(急いで!)

 

など。

これらの件名には、日時や番号など具体性がありません。

なるべく、今回のポイントに沿った件名を作ってみてくださいね。

 

〜状況によって使える表現〜

 

状況によって、緊急度が高い場合や返信がほしいことなどもありますよね。

そんな時は、やや単語数が増えてしまいますが、件名の冒頭にこんな言葉を追加しておきましょう。

 

・Reminder: 〜 …リマインダー

・Urgent: 〜 …緊急

 

これで、少なくとも担当者を「あ、返信しなきゃ!」と急がせることができます。

 

 

2. あいさつ

 

greeting

 

すでにお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、ご挨拶の前に書かなければならないものがありますよね!

そう、 「宛名」

英語の宛名はどう書くと良いのでしょうか?

まずは、性別や人数などに応じた宛名の書き方からチェックしてみましょう。

 

〜担当者の性別や人数、ポジションに応じた宛名の書き方〜

 

日本語の「〜様」にあたるのは、"Dear〜"を使用します。

また、各単語の頭文字は大文字で書き、名前のあとは必ずコンマを打ちましょう。

(例:Dear Ms. Chen, )

 

【宛先が男性の場合】

 

・Dear Mr. Brown, …ブラウン様

・Dear Sir, …ご担当者様(担当者の名前がわからない場合。1人の男性宛て)

・Dear Sirs, …各位(複数の男性宛て)

 

【宛先が女性の場合】

 

・Dear Ms. Johnson, …ジョンソン様

・Dear Madam, …ご担当者様(担当者の名前がわからない場合。1人の女性宛て)

・Dear Madams, …各位(複数の女性宛て)

 

【宛先の担当者が性別不明の場合】

 

・Dear Sir/Madam, …ご担当者様(1人の担当者宛て)

・Dear Sirs/Madams, …各位(複数の担当者宛て)

 

【宛先が部署宛てなどの場合】

 

・Dear Sales Development, …営業課御中

・Dear Sales Representative, …営業担当者殿

 

【どの部署の、誰宛てにすべきかわからない場合】

 

・To Whom It May Concern,

 

女性だと、Ms.やMrs.、Miss. などの敬称もありますが、基本的にはMs.で大丈夫。

また、Dearについては、ある程度親しい間柄の場合は省略されることもあります。

 

例えば、

 

・Hello Ms, Smith, … こんにちはスミスさん、

・Hi Lisa, … こんにちはリサ、

 

といった、Dearを省いてファーストネームで呼びかけることがあります。

このようなややカジュアルな文章の始まりでメールをいただいた際は、返信の際もカジュアルな書き出しでも良いですね。

 

筆者の場合は、"Konnichiwa"と、日本語を少し勉強して書き出してくださった取引先の方もいらっしゃいましたよ!

もし、相手が非ネイティブイングリッシュスピーカーで、ある程度親しい仲であれば、相手国の言葉を使った挨拶で書き出すのも良いのではないでしょうか。

 

〜あいさつ文の書き方例〜

 

ここからは挨拶文をチェックしてみましょう。

代表的なものには、下記のようなものがありますよ。

 

【初めてやり取りする方に宛てた挨拶例(自己紹介)】

 

・My name is Hanako Sato from ABC Company Japan.

「私はABCカンパニージャパンの佐藤花子と申します。」

 

・ My name is Hanako Sato and I work as marketing manager at ABC Company Japan.

「佐藤花子と申します。ABCカンパニージャパンのマーケティングマネージャーです。」

 

・I am Hanako Sato, a marketing researcher at ABC Comapany Japan.

「ABCカンパニージャパン、マーケティング調査担当の佐藤花子と申します」

 

・I am Hanako Sato, and we met last week at Tokyo Big Sight.

「先週、東京ビッグサイトでお会いした佐藤花子でございます。」

 

・My name is Hanako Sato, and I am a colleague of Taro Ishikawa at ABC Company Japan.

「ABCカンパニージャパンの石川太郎の同僚、佐藤花子と申します。」

 

書き出しはMy name is〜でも、I am〜でも、どちらでもかまいません。

 

【通常やり取りしている方との日常の挨拶表現の例】

 

・How are you?

「お元気ですか?」

 

・How is the XYZ project going?

「XYZプロジェクトは順調ですか?」

 

・I hope the XYZ project is going well.

「XYZプロジェクトが順調だと良いのですが。」

 

・I haven't seen you for a while.

「長らくご無沙汰しております。」

 

・I am sorry for my late reply.

「ご返信が遅くなり申し訳ございません。」

 

最初の「How are you?」は割とカジュアルな表現に聞こえますが、欧米ではビジネスメールでも実際の会話でも頻繁に使われている表現。

安心してどんどん使ってくださいね。

最後の「I am sorry for my late reply」は、お相手から連絡がありしばらく返信できなかった時によく使う表現です。

 

また、「I hope〜(だと良いのですが、だと願っています)」も覚えておけばどこでも使える便利な表現ですね。

日常の挨拶表現としてもぜひ覚えておきたいです。

 

【感謝の気持ちを伝える表現の例】

 

一度ご連絡をいただいている場合、感謝の表現から文章を始めることが多いと思います。

そんな時に役立つ表現もチェックしてみましょう。

 

・Thank you for your inquiry.

「お問い合わせありがとうございます。」

 

・Thank you very much for〜.

「〜をありがとうございます。」

 

・I appreciate you arranging new schedule for us.

「弊社のために新しくスケジュール調整してくださり、感謝しています。」

 

Thank you〜よりも、I appreciate〜のほうがややフォーマルな表現です。

シーンによって使い分けができると良いですね!

 

【〜お悩みあるある〜「お世話になっております」って英語でどう言うの?】

 

日本語のメールではよく使われている表現ですよね。

実は、英語のメールにおいてこの表現は必要ありません。

必要ないと言うより、それに相当する表現がないと言う方が正しいかもしれませんね。

普段日本のビジネスメールに慣れていると、ちょっと抵抗はあるかもしれませんが、書き出しは先ほどご紹介した挨拶文からすぐに初めてOKですよ。

 

 

3. 要件

 

requirements

 

さて、ここから要件を伝える本題に移っていきます。

要件を伝える際に覚えておきたい表現をチェックしてみましょう。

 

〜まずはメールを送った目的から書いてみよう〜

 

日本のビジネスメールでも、「〜の件でご連絡させていただきました。」など、挨拶のあとにメールの目的を伝えるかと思います。

英語のメールの場合、どのような書き出しが良いのでしょうか。

さっそく使える表現や例文をご紹介します。

 

・The purpose of this e-mail is to ask something about your new project.

「今回、貴社の新しいプロジェクトについてお伺いしたいことがありメールさせていただきました。」

 

この表現には、

・The reason why I'm writing this is to〜.

・I am writing this e-mail to〜.

も同じ意味をもつフレーズとして使えますよ。

 

〜送りました〜

 

要件も様々ですが、まずはこちらから先方に何かを送った際に使えるフレーズからチェックしてみましょう。

 

・I sent you invoice today.

「本日、請求書を送付いたしました。」

 

メールで送った場合は、I e-mailed you〜.と書きましょう。

 

〜受け取りましたか?〜

 

何かを先方に送ったけれど、相手から返信がない場合に使えるフレーズとしてはこのようなものがあります。

 

・Have you already received my e-mail about the product?

「商品について送ったメールは届いていますか?」

 

Have you received~(got〜)?はとても便利な表現で、相手に何か確認する際にとても役立ちますよ。

 

〜受け取りました〜

 

メールの添付ファイルなどを受け取った際に使えるフレーズはこちら。

 

・Thank you for sending〜.

「〜を送ってくださり、ありがとうございました。」

 

続けて、

 

・I received〜.

「〜を受け取りました」

 

と書くと良いですね。

 

また、何かを受け取ったけど開けなかった、ということもあるかと思います。

そんな時は、

 

・I have received the PDF file but I couldn't open it. Could you please send it to me again?

「PDFファイルは受け取りましたが、開けませんでした。もう一度送っていただけますか?」

 

と尋ねてみると良いでしょう。

 

〜添付ファイルの説明をする〜

 

メールに添付したファイルの説明も、あるに越したことはありませんよね。

そんな時には下記のような表現が便利です。

 

・Please find〜atatched to this e-mail.

「本メールに〜を添付しました。」

 

・I have attached〜.

「〜を添付しました。」

 

最初のPlease find〜は、直訳すると「〜を見つけてください。」となりますが、メールの場合は「添付しました」という意味になります。

 

〜先方にお願いする〜

 

先方にメールで何かを依頼することも多いですよね。

言語は変わっても、「お願いの際は丁寧に!」というのは万国共通。

丁寧に先方に尋ねる表現を覚えておきましょう。

 

・Could you please tell us〜.

「私たちに〜を教えていただけないでしょうか。」

 

・Could you please let me know〜.

「〜をお知らせくださいませ。」

 

・I was wondering if you could〜.

「〜していただけるとありがたいのですが。」「〜していただけないでしょうか?」

 

・It would be nice if you could〜.

「〜していただけたらありがたいです。」

 

・I would appreciate if〜.

「〜していただけたらありがたいです。」

 

It would be nice if you could〜は、Couldから始まる文以上に丁寧な表現。

より謙虚に表現したい場合は、最後のI would appreciate if〜.を使うと良いですね。

 

Please〜.「〜してください。」でもよいですが、Pleaseを使った文章は相手によっては「命令されている」と受け取られることも。

そのため、普段はCouldから始まる文章を使う方が無難です。

 

よく使う文例としては、

 

・Could you please send us the file by this Friday?

「ファイルを今週金曜日までに送ってくださいませんか?」

 

・Could you please let us know if you can attend the meeting starting from 3PM?

「3時開始のミーティングに出席可能かどうかお知らせくださいませ。」

 

・It would be nice if you could send me to Narita Airport after the meeting.

「ミーティング後、成田空港までお送りいただけたら嬉しいです。」

 

・I would appreciate if you could reply as soon as possible.

「早めにお返事いただけるとありがたいです。」

 

2文目の、ifは、「もし」ではなく「〜かどうか」という意味で使えますよ。

また、最後のI wuld appreciate if you could reply as soon as possible.は、文末の締めの文章としても使えます。

 

【緊急のお願いの場合】

 

場合によっては緊急のお願いをせざるを得ない場面もありますね。

そんな時は、こんな表現が便利ですよ。

 

・I need to ask you an urgent favor of you.

「緊急のお願いがございます。」

 

この文の後に、お願いしたい内容を書いてみましょう。

 

〜良いニュース・感謝や喜びの気持ちを伝えたい時〜

 

相手の会社の記念日や成功など、良い知らせを伝えるメールもありますよね。

そんな時はこんな表現はいかがでしょうか。

 

・We are happy to inform〜.

・We are pleased to inform〜.

「〜を嬉しく思います。」

 

どちらの表現にもあまり違いはありません。

happyは嬉しさ、pleasedは喜びが強い内容といったところでしょうか。

 

〜悪いニュース・申し訳ない気持ちを伝えたい時〜

 

良いニュースの一方で、謝罪が必要な時や悪い知らせを送らないといけないシーンもたびたびありますよね。

そんな時に便利な表現はこちら。

 

・We are sorry to inform you〜.

「大変申し訳ございませんが〜です。」

 

・Unfortunately, we will have to cancel the meeting.

「残念ですが、ミーティングをキャンセルしなければなりません。」

 

〜文末の文章〜

 

要件を一通り書けたら、文末を締めくくりましょう。

たとえば、文末にふさわしい文にはこのようなものがありますよ。

 

・I look forward to hearing from you.

「お返事をお待ちしています。」

 

・Don't hesitate to contact to us if you have any question.

「ご不明な点がございましたらお気軽にお尋ねください。」

 

最初の「I look forward to hearing from you.」は、急ぎの場合は文末にsoonをつけてみましょう。

「お早めのご返信をお待ちしております」とアレンジできますね。

 

 

4. 結びの言葉

 

signature

 

日本のメールでいう、「署名」にあたるパートです。

ビジネスシーンでは、主にこれらを使い分けます。

 

〜先方が顔見知りの場合〜

 

・Best Regards,

〇〇(名前)

 

・Thanks,

〇〇(名前)

 

〜先方とは初対面、宛先が複数である場合〜

 

・Sincerely,

〇〇(名前)

 

先方との関係性を加味してどれを使うか決めてみましょう。

先方と親しく、Dear Lisa,など、ファーストネームでメールをやり取りをしている場合は、署名は結びの言葉+自分のファーストネームのみでもOKですよ。

 

 

英文メール基本構造と便利なフレーズを把握して、英文メールをスマートに送ろう!

 

smarter

 

英文メールは慣れないうちはどぎまぎしがちですが、基本的な流れ、慣用表現を理解しておけば、いざという時にもスマートに英文メールが送れるようになりますよ。

どのパートも、意識すべきポイントは「シンプルに」です。

今回ご紹介したフレーズはどれもシンプルで、最低限相手に伝わるもののみを選んでいますので、あまり深く考えずに書き出してみてくださいね。

 

また、今回ご紹介したフレーズや文章はコピペして使えるのはもちろん、普段の口語表現でも使えるフレーズも多くあります。

メールだけでなく、Face to faceのコミュニケーションにもぜひお役立てくださいね。

 

さらに余力があれば、様々なシーンに応じた文章もどんどん身につけていきましょう。

日々文章を少しずつでも良いので身につけていくと、総合的な英語力も身につきやすくなりますよ!

今回の記事がみなさんのご参考になりましたら幸いです。


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