ビジネスメールのルールとは？挨拶や催促、お詫びやお礼などの例文を紹介！

【目次】ビジネスメールのルールとは？挨拶や催促、お詫びやお礼などの例文を紹介！

ビジネスメールの基本ルール

分かりやすい件名を入力する

読みやすい文章を心掛ける

TO、CC、BCCを使い分ける

文章の締めをハッキリと表現する

データを添付する際は圧縮する

取引先への返信は素早く対応する

メールを送信する前には事前に再チェックする

ビジネスメールの例文を見てみよう

①挨拶編

②依頼編

③案内編

④催促編

⑤質問編

⑥お詫び編

⑦お礼編

まとめ

ビジネスメールにはルールがある

場面に応じて文章を使い分けよう

ビジネスメールの基本ルール

まず初めに、ビジネスメールのルールについて見ていきます。

社外の人だけではなく、社内の人に対しても使えるルールでもあるので、一通り目を通しておきましょう。

分かりやすい件名を入力する

件名だけで、どんなメールなのか分かってもらえるビジネスメールを送ることが重要です。

例えば、打ち合わせの件であれば【○月○日打ち合わせの件】という形で入力しましょう。

これだったら、メールの中身を開かなくてもメールの中身は予想できますよね。

また、大事なメールであれば件名の頭部分に「重要」と入力するのも良いでしょう。

件名を工夫できれば、早く返信してもらえる確率も高くなるかもしれませんよ。

読みやすい文章を心掛ける

読みやすい文章を作る上で大事なのが「改行」と「文章を長くしすぎないこと」です。

明確なルールが存在するわけではないですが、改行は30文字前後で行うと読みやすい文章になります。

また、文章も短文で伝えると良いです。

出来る限りスクロールせずに読んでもらえる文章を目指しましょう。

不要なスクロールがあるだけで、受信者側もメールを読むのが面倒くさい気持ちになる恐れもあるので要注意です。

TO、CC、BCCを使い分ける

宛先には「TO、CC、BCC」の3種類があり、使い分けるのも重要です。

TOは「あなたへメールを送ります」、CCは「（TOで）○○さんへメールを送ったので、共有程度に確認をお願いします」、BCCは、主に一斉送信などを行う際に「他の人のアドレスが分からないようにしたい」ときに使います。

文章の締めをハッキリと表現する

ビジネスメールの一番最後には締めの言葉を使い、文章が終結したことをハッキリさせましょう。

例えば「どうぞよろしくお願いいたします」や「まずはお礼まで」など、文章の最後でよく使われます。

締めをハッキリ表現するだけで、文章がすっきりするので、受信者側に不快感を与えづらくなるでしょう。

データを添付する際は圧縮する

データによっては、容量が大きくて受信できない場合もあります。

そのトラブルを防ぐために、圧縮して画像を送付しましょう。

圧縮すると容量が小さくなるので、メールの受信もスムーズになります。

旧式のパソコンを使っている企業だと、データのダウンロードをするだけでパソコンがフリーズするケースもあります。

また、メールだけではなくインターネット上で画像を共有する方法もあります。

画像の容量に応じて使い分けると良いでしょう。

取引先への返信は素早く対応する

働いていると、取引先からビジネスメールが送られてくることがあります。

その場合は、気付いた段階ですぐに返信をした方が良いでしょう。

なぜかと言うと、返信が少し遅くなっただけで取引先からの信頼を失う恐れがあるためです。

巨額の取引をしている企業であるほど、企業に大きな影響を与えるので即レスは意識しましょう。

メールを送信する前には事前に再チェックする

メールを送信する前には、絶対にチェックをしましょう。

誤字脱字や件名が合っているかを確認するのは当たり前ですが、それ以上に宛先が合っているかを確認するのはもっと大事です。

例えば、社内の情報を上司に送付しようとしたのに、間違えて社外へ送付すると内部情報が漏れてしまいます。

仮に社内情報が悪用されると、多大な損失を被る可能性もあるのです。

また、上司に対する文句を間違って当人に送ってしまうことなんて言語道断ですよね。

その結果、左遷されたり出世レースから外されることもあります。

万が一でもそんなことになると、社内での信頼度ががた落ちする原因になるので、要注意しましょう。

ビジネスメールの例文を見てみよう

この章からは、実際にビジネスメールの例文を見てみましょう。

様々なパターンでビジネスメールの送り方を把握することができます。

①挨拶編

＜転勤の挨拶＞

件名：福岡事業所転勤の挨拶

××商事　営業部　○○様

いつもお世話になっております。

株式会社田中商事の井上です。

私事ではございますが、この度6月1日付で、福岡事業所への転勤が決まりました。

○○様には、弊社の新開発プロジェクトで積極的な発言をしていただき、私も勉強させていただきました。

本来ならば、直接ご挨拶にお伺いしたいところですが、略儀ながらメールにて代わりとさせて頂きます。

大変申し訳なく思っております。

新しい職場においても、○○様から学んだことを生かし、引き続き新商品の開発などを行っていきます。

最後になりましたが、○○様のご活躍とご発展を祈っております。

メールでのご挨拶で申し訳ございませんが、また機会がございましたらよろしくお願いいたします。

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株式会社　田中商事　商品開発部
井上　和也
〒○○○-○○○○

東京都○○区△△町1-9　△△ビルディング35F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
------------------------------------------------------

※ポイント

前半部で転勤が決まったことを伝え、その後取引先の方にお世話になったことを述べます。

また、メールでの挨拶をして申し訳ございませんという気持ちも終盤部で伝えましょう。

＜新規取引先への挨拶＞

件名：5月よりよろしくお願いいたします。

○○物流　商品管理課　××様

はじめまして。株式会社鈴木商事、商品企画課の鈴木正一と申します。

この度は、弊社製品の管理をしていただきありがとうございます。

弊社の主な製品については、営業担当より資料を送付差し上げております。

製品に関する不備や疑問点などがございましたら、鈴木までお気軽にお問い合わせください。

お手数おかけすることもあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社　鈴木商事　商品企画課
鈴木　正一
〒○○○-○○○○

福岡県福岡市○○区△△町52-9　△△ビル3F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
------------------------------------------------------

※ポイント

挨拶をするだけではなく、気軽に問い合わせてもらいたいことを伝えましょう。

初めての取引先だと完全に心を開いてもらっていない場合もあります。

親しみやすさを演出するという意味でも重要な役割をしてくれるでしょう。

②依頼編

＜日程変更をする場合の依頼＞

件名：○月○日商品企画会議の変更依頼

営業部　○○課長

お疲れ様です。

商品企画課の鈴木です。

○月○日（月）AM11時より予定していた商品企画会議ですが、可能でしたら○月○日（金）のAM10時に変更していただけないでしょうか？

もし、ご都合が悪いようでしたら、他の日にちを指定していただけると幸いです。

お忙しい中、お手間をとらせ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

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商品企画課　鈴木　正一
内線    　　　　xxx
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※ポイント

段取り良くするのがポイントです。

こちらから変更後の日にちを設定し、都合が悪ければ別日を指定してもらう段取りを組むことで、メールのやりとりも少なくて済みます。

相手に何度もメールを送信させないように工夫しましょう。

＜取材協力の依頼＞

件名：取材協力の依頼

○○物流　商品管理課　××様

いつも、大変お世話になっております。

井上編集株式会社、編集担当の梅田と申します。

この度、週刊○○に掲載する記事の取材をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。

内容については、御社の物流システムについて取材させていただきたいと思っております。

なお、取材についてですが9月~10月の間で設定していただけると助かります。

お忙しい中ご面倒をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社　井上編集社　編集担当
梅田　厚
〒○○○-○○○○

大阪府大阪市○○区△△町5-5　△△ビル20F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××

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※ポイント

取材を依頼する場合は「いつ取材をしたいか？」、「どんな内容について聞きたいか？」、「何の雑誌に載せる予定か？」の3つを明確にしておきましょう。

概要を前もって伝えることで、相手も取材内容を把握しやすいのでGOODです！

③案内編

＜取引先への打ち合わせの案内＞

件名：○月○日（水）英語教材開発会議のご案内

○○出版社　商品企画部　××様

いつも、大変お世話になっております。

株式会社鈴木商事、商品企画課の鈴木正一と申します。

この度は、○○出版社と合同で発させていただきます「英語教材開発会議」のご案内でご連絡いたしました。

1カ月前にもご案内させていただきましたが、確認の意味も込めまして再度ご案内させていただきます。

日時：○月○日（水）13:00~15:00

場所：○○ホテル３F「鶴の間」

なお、会議資料につきましては「PDFファイル」にて送付させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

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株式会社　鈴木商事　商品企画課
鈴木　正一
〒○○○-○○○○

福岡県福岡市○○区△△町52-9　△△ビル3F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
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※ポイント

日時と場所について明記しましょう。

また、会議資料については前もって送付し、目を通してもらった方が良いです。

その結果、取引先が「会議で話せば良い内容」や「会議の流れ」を把握できるので、会議をスムーズに進行させやすくなるでしょう。

④催促編

＜領収証の催促＞

件名：領収証送付について

○○マーケティング株式会社　○○様

いつも、大変お世話になっております。

株式会社鈴木商事、商品企画課の鈴木正一でございます。

○月○日にコンサルティング代（○○円）としてお支払いいたしました、領収書の到着が確認できておりません。

年末のお忙しいところ申し訳ございませんが、ご確認いただけますでしょうか。

なお、行き違いの場合はご容赦くださいませ。

お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社　鈴木商事　商品企画課
鈴木　正一
〒○○○-○○○○

福岡県福岡市○○区△△町52-9　△△ビル3F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
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※ポイント

催促をする際は、きつい言葉をつかわないようにしましょう。

到着していないので、確認をお願いいたしますという体で催促するのがBESTです！

間違っても「届いてないから早く送ってください」とストレートに伝えるのは、相手の気分を害することもあるので避けた方が良いでしょう。

⑤質問編

＜資料に関する質問＞

件名：設計書に関するご質問

○○建築株式会社　施工管理部　○○様

いつも、お世話になっております。

株式会社田中商事の星田でございます。

先日は、設計書の送付をしていただきありがとうございます。

設計書の中で、一点ご質問がございますのでご回答していただければ幸いです。

▼ご質問内容

施工主が××設計事務所になっておりましたが、○○工業の間違いと思われます。

こちらで、訂正させて頂いてもよろしいでしょうか。

急ぎの案件であるため、今週○月○日（金）のAM11:00までにご回答いただけると大変助かります。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

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株式会社　田中商事　施設管理部
星田　忠雄
〒○○○-○○○○

愛知県名古屋市○○区△△町12-1　△△ビル14F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
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※ポイント

何について質問があり、どうしてほしいのかを明確に伝えましょう。

また、こちらが間違っているケースもあるので、相手が悪いと決めつけた文章を送るのは控えた方が良いです。

⑥お詫び編

＜商品発送の手違いについてのお詫び＞

件名：○月○日出荷分××トースター手違いについて

○○量販店　店長　○○様

いつもお世話になっております。

高橋物流の井上と申します。

この度、××トースターを○○量販店へ納品する予定でしたが、こちらの手違いで出荷をしておりませんでした。

大変申し訳ございません。

至急、出荷をかけ本日の17:00までに○○量販店へ商品が到着するよう、手配させていただきます。

ご不明点などがございましたらご連絡くださいませ。

今後は出荷漏れを防ぐためチェック体制を強化しますので、お許しくださいますようお願い申し上げます。

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株式会社　高橋物流　商品管理部
井上　宙明
〒○○○-○○○○

神奈川県横浜市○○区△△町9-520　△△ビル2F
TEL：○○○-○○○-○○○○ (代表)
FAX：×××-×××-××××
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※ポイント

謝罪だけではなく「どういう対応をとるか？」、「同じミスを発生させないためにどうするか？」を伝えるのが重要です。

相手へ誠意ある対応が伝わるかがポイントとなります。

⑦お礼編

＜社内の人向けへのお礼＞

件名：○月○日××出張時のお礼

営業部△△部長

お疲れ様です。

本社営業部の××（名前）です。

先日○月○日の出張ではお世話になりました。

△△部長にご同行していただき、本当に助かりました。

誠にありがとうございます。

△△部長が会食中に行った立ち振る舞いを見て、私も周りのことを考えて行動を起こさなければいけないと気づきました。

今後の出張で、再びご同行させていただくときには、成長した姿を△△さんに見せることができればと思っております。

引き続き、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

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○○会社　本社営業部　××
内線    xxx
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※ポイント

文章の序盤で感謝の気持ちを伝えましょう。

その後、△△さんの何が良かったか・どういう部分が自分のためになったか記載します。

するとお礼を言われた側もうれしくなり、今後もスムーズにコミュニケーションをとれるはずです。

まとめ

ビジネスメールにはルールがある

プライベートのメールとは違い、ビジネスメールにはルールがあります。

慣例的なルールを守り、相手へ不快感を与えないようにしましょう。

場面に応じて文章を使い分けよう

どういう気持ちを相手へ伝えれば良いのか考えて文章をつくりましょう。

一言でも失礼な言葉が入っていると、あなたに対する印象も悪くなります。

場合によっては、取引停止になり、自社の業績に響くこともあるので要注意です。

仕事をしていると、どうしてもビジネスメールのやりとりは発生します。

ビジネスメールは電話や対面と違いやり取りが明確に記録として残るものになります。

今回ご紹介したビジネスメールのルールや例文を参考にして、仕事で生かしてみてくださいね！