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顛末書と始末書の違いとは?それぞれの役割と例文をご紹介します!






仕事をしていれば、ミスをしてしまったりトラブルを起こしてしまったりすることは誰でも1度はあるはずですよね。

ビジネスのシーンでは、そんなミスやトラブルの際には「顛末書」や「始末書」という文書を作成することがよくあります。
名前も作成するきっかけもよく似た2つの文書ですが、「一体違いは何だろう」と首をかしげる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこでこちらの記事では、顛末書と始末書の違いについてよく知らないという方のために、それぞれの違いや特徴、買い方のポイント、例文をご紹介いたします!

【目次】顛末書と始末書の違いとは?それぞれの役割と例文をご紹介します!

 

顛末書と始末書について今のうちに知っておこう!

顛末書と始末書の違いとは?

顛末書

始末書

顛末書の書き方のポイントとは?

顛末書の例文

1. 発注間違いをした場合の例文

2. 工場内で事故があった場合の例文

3. 欠陥品を他社に納入した場合の例文

始末書の書き方のポイントとは?

始末書の例文

1. 欠陥品を他社に納入した場合の例文(社外用)

2. 会社の金銭を紛失した場合の例文(社内用)

3. 業務用車両の使用時における駐車違反の場合の例文(社内用)

 

 

顛末書と始末書について今のうちに知っておこう!

 

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ビジネスのシーンでよく用いられることがある書類に、「顛末書」と「始末書」というものがあります。

みなさんも仕事をしているときに目や耳にしたことがあるのではないでしょうか。

 

実は、顛末書と始末書はどちらも、仕事でミスをしてしまったりトラブルを起こしてしまったときに、会社から作成を求められることがある書類です。

それでは、どちらもミスやトラブルの際の書類であるとすると、それぞれの具体的な違いは一体何で、それぞれどのような役割を持っているのでしょうか。

 

本記事では、そんな顛末書と始末書の違いおよびそれぞれの書き方のポイントや例文などをご紹介いたします。

万が一、仕事でミスをして顛末書や始末書の提出を求められたときのために、ぜひ今のうちに違いや書き方を学んでおきましょう!

 

 

顛末書と始末書の違いとは?

 

sorry

 

記事の冒頭で、顛末書と始末書はどちらもビジネスのシーンでミスやトラブルが発生した場合に作成する書類だということをお話ししました。

もう少し具体的にご説明すると、上記2種類の書類はどちらも仕事で問題が発生した際に、その問題が「どうして、どのように起こったのか」といった理由や経緯について客観的にまとめた「報告書」という位置付けがなされています。

そして、それぞれの報告書のより具体的な違いと特徴は以下の通りです。

 

顛末書

 

「顛」と「末 」という漢字は、それぞれ「始まり」と「終わり」を意味しています。

したがって、顛末書とはある出来事(ここではビジネスでのミスやトラブル)の始めから終わりまでの「一部始終」を記した報告書という意味合いを持っています。

起こった出来事の一部始終を報告する書類なので、ミスやトラブルが起きた後すぐにではなく、問題への対応・対処を終えて事態が収束してから作成するのが基本的です。

 

顛末書を作成するのは、商品やサービスなどに不具合があった場合や、手続き上での問題が発生した場合、不祥事が起こった場合などが挙げられます。

顛末書の内容には、問題の経緯に加えて今後の改善策や再発防止策などを書く場合もあります。

必ずしもミスやトラブルを起こした本人が書類を作成する必要はなく、謝罪の言葉などを入れる必要はありません。

あくまで「今回何が起こって今後はどのようにすべきなのか」という客観的な報告書として機能しており、取り引き先の企業などには渡さず、問題が起こった社内でのみ共有が行われます。

 

始末書

 

始末書は顛末書と同様に、起こったミスやトラブルの経緯や再発防止策を記載しますが、それに加えて起こった問題に対する謝罪も書くのが基本となっています。

また、始末書は顛末書とは異なり「申し訳ない」、「二度と同じ間違いは繰り返さない」といった謝罪や反省の意を書くようになっているため、ミスやトラブルを起こした本人が作成する必要があります。

さらに顛末書は社内での提出のみが一般的となっていますが、始末書は迷惑をかけてしまった取り引き先の担当者などにも共有される場合があります。

始末書を作成するのは、金銭の紛失や機材の破損などで企業に金銭的なダメージを与えた場合や、企業のルールを破ったりイメージダウンにつながる行動をとったりした場合が挙げられます。

 

シンプルにまとめると、顛末書は「社内で提出する報告書」、始末書は「社内および社外に提出する反省文」という風にそれぞれを分けることができるでしょう。

 

 

顛末書の書き方のポイントとは?

 

sorry

 

顛末書の書き方には知っておきたいいくつかのポイントがあります。

まず、顛末書は社内で共有する報告書なので、上層部の役員が読んでも問題ないよう、客観的かつ公平な視点から書かれた文書を作成する必要があります。

何が、いつ、どうして、どのように起こったのか、「5W1H」を意識しながら、客観的に一部始終を正確に書くことが求められます。

 

また、文書の形式もフォーマルなものが求められているので、ビジネス文書のフォーマットで作成しましょう。

ビジネス文書のフォーマットとは、1ページ目の左上に顛末書の宛先、右上に顛末書の日付けおよび作成者の所属部署と氏名の記入・捺印がある形式のことです。

手紙やメールのような語りかけるタイプの書き方ではなく、とにかく淡々と起こった物事の経緯などを書いていきます。

フォーマットや書く内容についての詳細は、以下の例文を参考にしてください。

 

さらに、先ほどご説明したように顛末書は報告書としての機能を持っているので、ミスやトラブルが収束してから提出することに注意しましょう。

もしも事態が収束する前に何かしらの報告書の提出を求められた場合は、顛末書ではなく「状況報告書」を提出し、後日顛末書を提出するようにします。

 

 

顛末書の例文

 

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以下では、顛末書を作成する際に役立つ例文をご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

なお、これからご紹介する例文内では、送信者や受信者の名前や企業名などに、以下の記号をそれぞれ使用いたします。

 

△△△  :  受け取り手の名前

×××  :  受け取り手の企業

◎◎◎  :  自分の名前

〇〇〇  :  自分の株式会社など

□□□  :  顛末書・始末書を書くきっかけとなった出来事など

●●●  :  日付けや曜日

 

1. 発注間違いをした場合の例文

 

平成●●年●●月●●日

営業部 部長 △△ △△様

営業部 課長
◎◎ ◎◎(印)

顛末書

この度、株式会社×××様宛に発注いたしました商品「□□□」の発注ミスが見つかりました。

下記にて経緯および今後の再発防止策についてご報告させていただきます。

1. 発注ミスが発覚した日時  :  平成●●年●●月●●日 ●●時●●分頃

2. 発注ミスの内容  :  株式会社×××様の商品「□□□」を、本来の200個ではなく20個発注してしまった。

3. 発注ミスの原因  :  発注の担当者である〇〇 〇〇の不注意により発注数にミスが生じた。

4. 結果  :  私から株式会社×××様へ直接電話で連絡を取り、事情の説明および商品の残り180個の追加発注を行なった。また、担当者〇〇が△△様宛に始末書を提出した。

5. 今後の対策  :  営業部全体における発注マニュアルの読み直しおよび発注を想定したグループごとの練習を実施する。また、発注の際は必ず入力した内容の再確認を徹底する。

以上の取り組みにより、今後の発注ミスの再発防止を徹底いたしてまいります。

以上

 

2. 工場内で事故があった場合の例文

 

平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 △△ △△様

製造部 主任
◎◎ ◎◎(印)

顛末

この度□□□工場内で発生しました接触事故につきまして、経緯と再発防止策を下記のとおりご報告申し上げます。

1. 事故発生日時  :  平成●●年●●月●●日 ●●時●●分頃

2. 事故発生場所  :  □□□工場Aライン□□□付近

3. 事故内容  :  フォークリフト同士の接触事故

4. 事故の原因  :  本来であれば、フォークリフトの運転手は曲がり角での一時停止および指差し確認を義務付けられているが、当日は2機のフォークリフトのうち1機の運転手〇〇 〇〇が一時停止を怠ったため、もう一方のフォークリフトと衝突した。

5. 結果  :  〇〇が手首を捻挫する軽傷を負い、全治1週間と診断されている。フォークリフト2機に損傷は見られない。

6. 今後の対策  :  工場内の職員全員が参加の、フォークリフト運転に関するマニュアルの読み合わせ並びに運転訓練を実施する。

 

上記で提示した対応を行い、今後このような事故がないように再発防止を徹底する所存でございます。

以上

 

3. 欠陥品を他社に納入した場合の例文

 

●●●●年●●月●●日

代表取締役社長 △△ △△様

営業部 二課
◎◎ ◎◎(印)

顛末書

この度、弊社より株式会社×××様へ納入した商品「□□□」の一部が破損していたことが発覚しましたので、早速調査いたしました。その結果判明しました経緯および今後の対策についてご報告いたします。

1. 破損が発覚した日時  :  ●●●●年●●月●●日 ●●時●●分頃

2. 破損が発覚するまでの経緯  :  ●●●●年●●月●●日 ●●時●●分頃に、株式会社×××様へ●●月●●日に納入した商品「□□□」の一部が破損しているとの連絡を担当者より受ける。同日中に弊社より取り引きの担当者である〇〇 〇〇を向かわせた結果、納入した30個の商品のうち4個にヒビが入っていることが確認された。

3. 破損が発覚した原因  :  工場からの出荷時にはヒビは見られなかったため、運送中のトラックの中でヒビが入ったものと見られる。

4. 結果  :  ●●月●●日に、取り引き先に〇〇が直接謝罪に出向き、破損していた商品4個を新品と交換した。

5. 今後の対策  :  商品運送中の破損が発生しないよう、商品包装の強化および、配達担当員全員の出荷時の商品固定の再訓練を行う。

 

以上の取り組みを通して、同様の事故の再発防止に取り組んで参ります。

以上

 

 

始末書の書き方のポイントとは?

 

sorry

 

始末書では、顛末書同様に「何が、いつ、どうして、どのように起こったのか」に注目しながら状況の説明を行います。

さらに、多くの場合、始末書は「同じ間違いを二度と繰り返さない」という誓約書としても捉えられているので、起こしてしまったミスやトラブルに対しての反省と謝罪の気持ちをしっかりと記載しましょう。

 

始末書の形式は、顛末書のようなフォーマルなビジネス文書形式ではなく、便箋に手書きで作成するのが基本とされています。

白いシンプルな便箋に縦書きで、1番右に表題を書き、続けて本文を書いていきます。

本文を書き終えたら、1番最後に日付けおよび作成者の所属部署と氏名を記入し、押印します。

なお、企業によってはタイピングによる始末書の作成を認めている場合もあり、そういう場合は顛末書と同様の形式で文書を作成してください。

 

反省文として機能している始末書は、自分がどれだけ反省しているか、今後どのように仕事に取り組んでいくのかという意志を表明する機会です。

謝罪の部分の書き方次第では、上司や取り引き先からすぐに許してもらうことも、逆に反省していないとみなされてしまうこともあります。

とにかく丁寧に、心を込めて書くように意識しましょう。

 

 

始末書の例文

 

sorry

 

以下では、始末書を書くときに役立つ例文をいくつかご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。

なお、以下の例文の書式はタイピングで始末書を作成する場合のものです。

 

1. 欠陥品を他社に納入した場合の例文(社外用)

 

平成●●年●●月●●日

株式会社×××
代表取締役社長 △△ △△様

〇〇〇株式会社
製造部 主任
◎◎ ◎◎(印)

始末書

この度は、弊社より一部破損した製品を納入いたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

10年にわたってご愛顧を賜っております貴社の信用を損ないかねぬ事態を招いてしまったこと、深く受け止めて反省しております。

この度の不始末は、製造部の係の者の集中力の欠如が直接的な原因とは言え、製造部の主任として事前に防ぐことができなかった私の不注意の結果でもございます。記者には多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。このたびに限り、寛大なご措置を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

つきましては、二度とこのような不手際を行うことのないよう誓約の証として、ここに始末書を提出させていただきます。

 

2. 会社の金銭を紛失した場合の例文(社内用)

 

平成●●年●●月●●日

〇〇〇株式会社
代表取締役社長 △△ △△様

営業部 営業二課
◎◎ ◎◎(印)

始末書

平成●●年●●月●●日、株式会社×××様との取り引きによる売り上げ計135,447円が入った鞄を、JR□□□線の□□□駅構内のベンチに置いたまま会社へ戻ってしまいました。会社に多大な損害およびご迷惑をおかけしましたことを、ここに始末書を提出し、心よりお詫び申し上げます。

当日のうちに□□□駅へ戻り鞄を探しましたが、見つけることができませんでした。この度の不始末は、ひとえに私の不注意と責任感の欠如が原因でございます。誠に申し訳ございませんでした。会社に与えました損害につきましては、速やかに賠償を致す所存でございます。

今後は、二度とこのような不始末を起こすことがないよう、自分の行動の責任を持ち、細心の注意を払って仕事に取り組むことをお誓いいたします。

この度は、ご迷惑をおかけ致しまして大変申し訳ございませんでした。

 

3. 業務用車両の使用時における駐車違反の場合の例文(社内用)

 

●●●●年●●月●●日

〇〇〇株式会社
代表取締役社長 △△ △△様

営業部 営業三課
◎◎ ◎◎(印)

始末書

この度は、業務用車両による駐車違反を犯してしまい、誠に申し訳ございませんでした。

駐車違反を犯しましたのは、●●月●●日に営業先の株式会社×××様へ打ち合わせに向かった際のことでございます。

株式会社×××様の駐車場に空きがございませんでしたため、駐車場付近の公道に駐車を行いました。打ち合わせが30分ほどで終了し車に戻った際には、すでに車に駐車違反のステッカーが貼られておりました。確認したところ、今回の駐車違反において罰金18,000円を課されました。

これはひとえに私の怠慢および不注意が原因でございます。本当に申し訳ございませんでした。

今後は、業務用車両の運転時には必ず法に則った方法で駐車を行い、二度と同じ過ちを繰り返すことのないように気を引き締めてまいる所存でございますので、寛大なご配慮を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

この度は、大変なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

 

 

以上、顛末書と始末書の違い、およびそれぞれの書き方のポイントや例文についてご紹介いたしました。

顛末書や始末書の書き方によっては、その後の上司や取り引き先との信頼関係に大きな影響を与えます。

もしビジネスのシーンで顛末書や始末書を書くことがあれば、ぜひこちらの記事を参考にしながら、誠意がきちんと伝わる顛末書および始末書を書いてみましょう!


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